Bedrijf starten? Dit moet je juridisch regelen

Je kunt heel gemakkelijk en goedkoop een bedrijf beginnen als eenmanszaak. Ontvang je geen klanten op locatie, dan mag je de meeste ondernemingen gewoon vanuit huis beginnen. Natuurlijk moet je wel weten of je voor specifiek jouw dienstverlening nog een vergunning of inschrijving nodig hebt. Dat is erg branchespecifiek, dus ga dat bij jouw branchevereniging na. In dit artikel geef ik je graag nog vijf algemene tips die je toe moet passen om juridisch een goed bedrijf te beginnen.

1. Kies je rechtsvorm

De eenmanszaak is de meest populaire rechtsvorm in Nederland. Je bent dan een natuurlijk persoon in uitoefening van beroep of bedrijf, zoals dat in de wet staat omschreven. In dit geval betaal je inkomstenbelasting over de winst van je bedrijf en ben je persoonlijk aansprakelijk als er wat mis gaat.

Wil je samen met iemand anders een bedrijf beginnen, dan kies je misschien wel voor een VOF. Dit zijn als het ware twee eenmanszaken in één.

In beide gevallen kun je ook personeel in dienst nemen.

Alleen als je aansprakelijkheid wil beperken of verwacht meer dan €150.000 winst te maken in een jaar, dan wordt een BV interessant.

Meer over verschillende rechtsvormen lees je in Écht ondernemen en in het artikel ‘Kies de juiste rechtsvorm‘.

2. Maak een privacyverklaring

Zodra je persoonsgegevens verwerkt, heb je een privacyverklaring nodig. Elk bedrijf verwerkt persoonsgegevens. Van klanten, van contactpersonen bij leveranciers, van medewerkers en meer. Je bent dan verplicht een privacyverklaring te hebben en schriftelijk te informeren over hoe je persoonsgegevens verwerkt.

Lees in het artikel ‘Wanneer moet je een privacyverklaring updaten‘, wat er in een privacyverklaring moet staan, of maak zelf binnen 10 minuten een privacyverklaring.

3. Facturatie en administratie

Je hebt pas een bedrijf als je facturen mag sturen. Je kunt al klanten binnenhalen en facturen sturen, nog voor je een website in de lucht hebt.

Wanneer je aan bedrijven factureert, moet je factuur aan een aantal vereisten voldoen. Aan consumenten mag je ook gewoon een eenvoudiger bonnetje verstrekken.

• Facturen onder de €100,- mogen eenvoudiger blijven.
• Overige B2B facturen moeten aan deze eisen voldoen.

Vergeet de overige administratieve verplichtingen niet, zoals een opvolgend factuurnummer en dat je facturen uiterlijk op de 15e van de maand stuurt, in de maand die volgt op de maand waarin je de dienst of het product hebt geleverd.

4. Handelsnaam inschrijven bij de KvK

Je kunt al met een eenmanszaak aan de slag, zonder inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je inkomsten worden door de Belastingdienst gezien als ‘inkomsten uit overig werk’. Werk je meer dan 1225 uur per jaar in je bedrijf, dan is een inschrijving bij de Kamer van Koophandel noodzakelijk. Eerder mag ook.

Bij de Kamer van Koophandel moet je een naam voor je bedrijf opgeven. Het inschrijven van de naam geeft die naam nog niet de bescherming die je ervoor wil. Daarvoor is nodig dat je de naam ook echt gebruikt. Dan wordt het een handelsnaam en krijgt het automatisch bescherming tegen andere bedrijven met een verwarringwekkend zelfde naam. Wil je een bredere bescherming, schrijf je naam dan ook in als merk.

Je hoeft dus niet per se goed na te denken over welke naam je bij de Kamer van Koophandel inschrijft. Je kunt later nog andere handelsnamen bijschrijven. Wel belangrijk is dat je uiteindelijk goed nadenkt over de handelsnaam, om ervoor te zorgen dat deze goed beschermd kan worden en je geen inbreuk maakt op rechten van anderen. Een rebranding is immers duur.

5. Bedrijfsinformatie verstrekken

Als bedrijf moet je altijd kenbaar maken wie je bent. Zo moet je in veel communicatie in elk geval je KvK nummer en btw-identificatienummer vermelden en vaak ook contactgegevens en vestigingsadres.

Wat je precies moet vermelden hangt af van het soort communicatiemiddel. In advertenties hoef je minder te vermelden dan op je website of in brieven, offertes en facturen.

Lees ook ‘Welke informatie moet er op een website staan?‘

Hogere vereisten aan een webwinkel

Verkoop je online producten of diensten aan consumenten? Dan zijn er nog een aantal extra eisen waar je aan moet voldoen. Je moet bijvoorbeeld informeren over:

• Levertijd
• Ontbindingsrecht (retourrecht)
• Conformiteit

Lees over alle vereisten: ‘Welke informatie moet er in je webwinkel staan?‘

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht

Algemene voorwaarden zijn heel handig. Je kunt daarmee zelf de spelregels bepalen, met name B2B. Ze zijn je vangnet en je belangrijkste verzekering.

Ze zijn echter nooit verplicht.