Vereisten aan de B2B factuur

De vereisten aan een b2b factuur. De zomer – welke zomer eigenlijk – is bijna voorbij. De rustige periode voor ondernemers dus ook. Een mooi moment om alles weer goed op de rit te krijgen en je administratie nog eens te controleren. Ditmaal een blog over factureren.
Als ondernemer verstuur je graag facturen. Een factuur sturen betekent tenslotte dat je geld mag innen.
Aan consumenten hoef je geen factuur te geven. Daar is een kassabon of iets dergelijks goed genoeg voor. Je zult natuurlijk wel iets moeten organiseren om de verkopen in je administratie op te kunnen nemen.
Heb je aan een onderneming geleverd (het product of de dienst is al geleverd) of ga je aan een onderneming leveren (je vraagt een aanbetaling of vooruitbetaling), dan zul je wel een factuur moeten sturen. En zo’n factuur moet wettelijk gezien aan een aantal eisen voldoen. Hieronder daarom een checklist om na te kijken of jouw facturen wel aan alle vereisten voldoen.

Checklist vereisten factuur

– Datum waarop je de factuur verstuurt.
– Een factuurnummer. Dit moet een opeenvolgend nummer, uniek volgnummer, zijn en in een reeks van nummers voor facturen passen. Deze reeks mag geen gaten kennen. De factuur moet goed geïdentificeerd kunnen worden. Dit nummer komt ook voor in je administratie, waardoor dus snel de factuur bij het boekstuk gevonden kan worden.
– Adresgegevens van je eigen onderneming (zoals ingeschreven bij de KvK)
– BTW-nummer van jouw eigen onderneming.
– KvK-nummer van jouw eigen onderneming, want die moet tenslotte bij elke schriftelijke communicatie voorkomen.
– Adresgegevens van je klant.
– BTW-nummer van je klant.
– De hoeveelheid en soort geleverde product of in het geval van een dienst, de omvang en het soort verrichtte dienst.
– Datum van levering van de dienst of het product.
– In geval van vooruitbetaling, de datum waarop de vooruitbetaling is gedaan.
– De prijs, eventuele aanbetalingen en kortingen, exclusief btw.
– Het gehanteerde btw-tarief (0%, 6% of 19%/21%)
– De hoogte van het BTW bedrag, in euro’s.
– Ingeval er voorschotten zijn betaald of de factuur een creditnota betreft, de verwijzing naar bijbehorende voorgaande facturen.
– Er bestaan nog enkele uitzonderingen, waarbij (gedeeltelijk) andere eisen gelden.

Moment van factureren

Behalve dat de inhoud van je facturen moet kloppen, moet je de factuur ook op het juiste moment versturen. Ook hier zijn wettelijke regels voor.

Achteraf factureren. Over het algemeen zul je waarschijnlijk pas een factuur sturen nadat je het product of de dienst al hebt geleverd. In dat geval moet je de factuur voor de 15e van de daaropvolgende maand verstuurd hebben. Dus stel dat je op 2 september een dienst hebt afgerond of product geleverd hebt, dan moet je de factuur daarvoor uiterlijk voor 15 oktober versturen.

Aanbetalingen. Wanneer je van je klant een aanbetaling of vooruitbetaling verwacht, zul je de factuur moeten leveren nog voordat je verwacht dat er betaald zal worden. Je mag dus niet mondeling afspreken wanneer er betaald zal worden en pas achteraf de factuur sturen. Dus stel dat je het geld uiterlijk op 15 september binnen wilt hebben, zul je in elk geval vóór 15 september de factuur verstuurd moeten hebben. En praktisch gezien eigenlijk nog iets eerder, omdat de dag waarop iemand geld overmaakt vaak niet dezelfde dag is als jij het van de bank weer zult ontvangen.

Periodieke factuur. In sommige situaties zul je een periodieke factuur sturen. Bijvoorbeeld omdat je een abonnement hebt afgesloten met je klant of omdat het een langlopende opdracht is. Je mag dan tussentijds facturen sturen. Als dit niet om afgeronde werkzaamheden gaat, maar om een periode, mag deze periode niet langer zijn dan een maand. Je mag dus bijvoorbeeld wel een factuur sturen voor ‘werkzaamheden in september’ of voor ‘werkzaamheden van 15 augustus tot 14 september’, maar dus niet voor ‘werkzaamheden van 1 september tot 31 oktober’.

Elektronisch/Digitaal factureren

Facturen printen en per post versturen kost veel meer tijd en geld (en is meer belastend voor het milieu) dan een factuur elektronisch versturen. Dit doen we dan ook graag. Daar zijn echter wel enkele regels aan verbonden.
De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur moet zijn gewaarborgd. Gelukkig wordt er inmiddels soepel met deze regel omgegaan en is vooral van belang dat de tegenpartij de elektronische factuur accepteert. Je hoeft daarvoor niet van te voren te vragen of je klant een elektronische factuur wil accepteren. Dat je klant de factuur ontvangt en betaalt is daarvoor al voldoende.

Praktische tips

Misschien heb je het gevoel dat er erg veel regels zijn waar een factuur aan moet voldoen.
Een praktische oplossing is om voor je facturen als het ware een formulier te maken dat je elke keer weer invult. Zo zul je de verplichte gegevens niet kunnen vergeten. Je moet hooguit de juiste gegevens opzoeken en de juiste bedragen uitrekenen.
Om er voor te zorgen dat je de facturen op tijd verstuurd, mocht je dat al uit willen stellen, kun je natuurlijk reminders aanmaken in je agenda.
Wat overigens niet verplicht is, maar voor jezelf wel erg handig, is om op de factuur ook een betalingstermijn te zetten. Het liefst zelfs een specifieke datum waarvoor de factuur betaald moet zijn. Mocht je de betaling niet op tijd binnen hebben, kun je vanaf dat moment herinneringen sturen en wettelijke rente vragen (waarover meer in een andere blogpost). Ten opzichte van zakelijke klanten mag je zelf de betalingstermijn bepalen. Het meest verstandig is om deze van te voren (via je algemene voorwaarden) overeen te komen.

CATEGORIE:

Over Charlotte

Charlotte Meindersma is ‘de social media jurist van Nederland’ en oprichter van Charlotte’s Law & Fine Prints. Ze drinkt graag oploskoffie, in de spreekwoordelijke zin van het woord. Bovendien is ze amateur-marketer en was ze in een vorig leven fotograaf.