Algemene Voorwaarden: wat zijn het en hoe schrijf je ze?
Algemene Voorwaarden blijven voor veel ondernemers maar vervelende dingen. Je weet wel dat het verstandig kan zijn om ze te hebben en te gebruiken, maar je vindt dat het te veel moeite kost of je bent bang dat je er klanten mee afschrikt. Dat hoeft helemaal niet, als je het op de juiste manier doet. Maar wat is nu het verschil tussen algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden? Hoe kom je aan goede voorwaarden? En hoe gebruik je ze dan?
Algemene Voorwaarden of Leveringsvoorwaarden?
Kleine lettertjes, algemene voorwaarden, leveringsvoorwaarden…
Eigenlijk doet het naampje er nauwelijks toe. Soms gebruikt een onderneming voor verschillende diensten ook verschillende voorwaarden en geven ze die dus ook allemaal een eigen naam.
Hoe je het ook noemt, de regels voor algemene voorwaarden zijn er wel op van toepassing. Die regels zijn vooral streng wanneer jouw klanten consumenten of eenmanszaken zijn. Al formuleer je het heel open en vriendelijk, zolang het inhoudelijk een algemene voorwaarde blijkt te zijn, zal het aan de regels daarover moeten voldoen.
LawStories in je mailbox?
Goede algemene voorwaarden
Regels zijn pas algemene voorwaarden wanneer ze vaker gebruikt kunnen worden, zonder dat je ze zult veranderen tussendoor. Ongeacht het soort klant of soort product. Bepalingen over betalingstermijn en ruilen etc. zijn bij uitstek geschikt als algemene voorwaarde. Belangrijk is vooral dat ze duidelijk geformuleerd zijn.
Goede algemene voorwaarden voldoen in elk geval aan de regels. Zo mogen zogenaamde ‘kernbedingen’ nooit in algemene voorwaarden voorkomen. We kennen helaas geen lijst van kernbedingen, maar voor een groot deel valt het logisch te beredeneren. Kernbedingen zijn meestal de bepalingen die voor jouw klant beslissend kunnen zijn om jouw dienst of product af te nemen. Zoals prijs en product.
De beste algemene voorwaarden sluiten vervolgens aan op jouw onderneming. Daarom werken de algemene voorwaarden die de KvK ter beschikking stelt meestal ook niet zo goed. Met zulke algemene, algemene voorwaarden hebben ze geprobeerd het zo te formuleren dat elke ondernemer er wat aan zal hebben, maar ze kunnen simpelweg geen rekening houden met al die verschillende soorten ondernemingen. Ze zijn dus té algemeen. Hooguit zouden ze als basis kunnen dienen.
Ben je aangesloten bij een branchevereniging, dan ben je vaak verplicht de algemene voorwaarden van de branchevereniging te gebruiken. Aanvullende voorwaarden met extra regels mogen meestal wel, zolang ze niet negatiever zijn dan het verplichte deel.
Door de complexe regelgeving is het over het algemeen niet aan te raden om zelf aan de slag te gaan met algemene voorwaarden. Heb je een webwinkel, dan kun je overwegen de, weliswaar strenge, algemene voorwaarden van een branchevereniging te gebruiken. Positief voor jouw klanten, iets minder voor jou. Verder zijn er voldoende goede juristen die voor een zeer redelijke prijs eenvoudige webwinkel voorwaarden bieden. Je kunt er eventueel ook voor kiezen ze alleen te laten controleren.
Algemene voorwaarden gebruiken
Je hebt inmiddels goede algemene voorwaarden. En dan?
Allereerst is belangrijk dat je ze ter hand stelt. Anders gelden ze namelijk niet. Dat moet je goed en op tijd doen.
Ter hand stellen wil zeggen dat algemene voorwaarden meegeeft, zodat jouw klant werkelijk een eigen exemplaar heeft. Maak je een digitale offerte, dan kun je een PDF met algemene voorwaarden meesturen. Heb je een webwinkel, dan zorg je dat je in het bestelproces ze aanbiedt. Meestal is dat door een link naar een PDF. Deze PDF moet jouw klant wel kunnen downloaden en opslaan. Maak je gebruik van prijslijsten, zorg dan dat je een print van de algemene voorwaarden meestuurt of dat je deze bij de online prijslijst aanbiedt. Soms is het niet mogelijk om algemene voorwaarden ter hand te stellen. De NS en supermarkten hebben ook algemene voorwaarden. Het zou alleen ondoenlijk zijn om bij elk treinkaartje of bij elk bezoek aan de supermarkt de algemene voorwaarden mee te geven. In dat geval is het voldoende dat ze op de website te vinden zijn.
Ter hand stellen moet je ook op tijd doen. Dat wil zeggen voor dat iemand werkelijk jouw product of dienst koopt. Meesturen met een offerte is dus een goed en heel natuurlijk moment. In het geval van een webwinkel zul je het dus ook aan moeten bieden voor iemand in het bestelproces op de knop betalen klikt, bijvoorbeeld nog voor het invullen van de persoonlijke gegevens. Algemene voorwaarden op je website hebben staan is niet voldoende, je moet ze echt aanbieden.
Voelt het voor jou te overdreven of zakelijk om algemene voorwaarden aan te bieden? Dat is het helemaal niet. Bijna elk bedrijf gebruikt wel algemene voorwaarden. Je hoeft er ook niet een erg groot punt van te maken. Op de offerte kun je bijvoorbeeld al noteren dat er algemene voorwaarden bij horen en je die met de offerte meestuurt. Voor een webwinkel is het ook maar een erg klein onderdeel van het gehele bestelproces. Juist als je zorgt dat je de algemene voorwaarden mee kunt sturen met een offerte of andere documenten of informatie. Daardoor lijken ze dan misschien wat minder groot.
Hoe heb jij jouw algemene voorwaarden geregeld?
Lees ook:
– Zijn algemene voorwaarden verplicht?
– Ondernemen, verzekeren en keuzes maken
– Gebruik van algemene voorwaarden
– Valkuilen bij algemene voorwaarden in het webwinkelrecht
– Help! Algemene Voorwaarden
– Webwinkel Voorwaarden kopen
– Eerste Hulp Bij Online Gedonder
