Moet het KvK nummer ook op de website staan?

Ben je ondernemer, dan heb je een website. Met veel informatie. Uiteraard contactgegevens, want anders verkoop je niks. Maar je werkt vanuit huis. Een huisadres vermeld je dus liever niet. Je noemt daarom maar het postadres. Dat scheelt alvast. Maar je KvK nummer zal uiteindelijk je vestigingsadres verraden. Moet je KvK adres ook op de website staan?

KvK nummer en andere bedrijfsgegevens op de website

Ja, KvK nummer moet op de Website

Veel zakelijke communicatie verloopt steeds vaker via elektronische weg, zoals e-mail en website. Dat brengt ook een aantal verplichtingen met zich mee.
Regelmatig krijg ik de vraag of het verplicht is om het KvK-nummer ook op de website van je bedrijf te vermelden. Het antwoord is eenvoudigweg JA. Het gaat zelfs verder dan alleen de website. Het KvK nummer moet opgenomen worden in alle (elektronische) communicatie en andere uitingen.

Door het KvK nummer op je website te vermelden, kunnen (potentiële) klanten makkelijker controleren of je wel een echt en betrouwbaar bedrijf hebt. Bovendien handig wanneer je een bijzondere schrijfwijze hebt van jouw bedrijfsnaam of je zelfs meerdere handelsnamen hebt. Je bent dan niet altijd even makkelijk bij de KvK te vinden onder de bedrijfsnaam, maar met het KvK nummer gaat het altijd goed!

KvK nummer vermelden op alle aankondigingen

De (…) in het handelsregister ingeschreven ondernemingen of rechtspersonen zorgen ervoor dat op alle van die onderneming of die rechtspersoon uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen, met uitzondering van reclames, is vermeld onder welk nummer deze in het handelsregister is ingeschreven

art. 27 Handelsregisterwet

Wettelijk is vastgelegd dat (potentiële) klanten steeds moeten weten met welk bedrijf ze aan het communiceren zijn. Elk bedrijf is daarom verplicht om onder meer zijn identiteit (zoals handelsnaam en, indien van toepassing, de rechtsvorm), vestigingsplaats, BTW nummer en dus het KvK nummer te vermelden in alle geschriften en aankondigingen.
Behalve op de website is het dus ook, in principe, bij alle andere vormen van communicatie verplicht om de identiteit, vestigingsplaats en KvK nummer van het bedrijf te vermelden. Denk daarbij aan e-mail en papieren post, offertes, facturen etc.

Echt álle aankondigingen?!

De wet maakt nauwelijks onderscheid in de aankondigingen. Alleen reclames, zoals advertenties, zijn uitgesloten. Maar niet alle commerciële uitingen zijn ook reclames. Denk maar aan alle contentmarketing van tegenwoordig. Dat is toch meer een door de wet bedoelde aankondiging dan een reclame.
Strikt theoretisch zouden smsjes, WhatsApps, tweets, Facebook berichten etc. hier dus ook onder vallen. Dat lijkt mij echter wat onredelijk. In 140 tekens, waar meestal ook nog een mention vanaf moet, is geen ruimte om nog een KvK nummer te noemen. Daarbij zullen lezers dat zelfs wat overdreven vinden. Ondanks dat de wet hier niets over zegt, zou ik zeggen dat het onredelijk is te verwachten dat het KvK nummer ook in deze uitingen gebruikt moet worden. Ik zou me wel voor kunnen stellen dat het KvK nummer genoemd moet worden op je Facebook pagina en de zakelijke Google+ pagina. Dus niet in elke uiting, maar wel in de algemene informatie bij het profiel van jouw onderneming.
Zelfs de vraag of het KvK nummer genoemd moet worden op een visitekaartje vind ik voor discussie vatbaar.

Waar moet het KvK nummer wel genoemd worden?

Zet je KvK nummer in elk geval op je website en in je e-mail handtekening. Noem het ook in je algemene voorwaarden en in je offertes en facturen.
In elk geval in alle communicatie die je wellicht als ‘officieel’ zou betitelen, al is dat geen juridische term.

Lees ook:

Leuke dingen voor je mailbox

About Charlotte Meindersma

Charlotte Meindersma is 'de social media jurist van Nederland' en oprichter van Charlotte's Law & Fine Prints.
Ze drinkt graag oploskoffie, in de spreekwoordelijke zin van het woord. Bovendien is ze amateur-marketer en was ze in een vorig leven fotograaf.

Comments

  1. Hoi Charlotte,

    Wanneer moet je dan je rechtsvorm er bij zetten? Want een vof heeft volgens mij geen rechtspersoonlijkheid. Dus dat hoeft dan niet, toch?

    • charlotte says:

      Eigenlijk alle vormen, behalve de eenmanszaak, moeten genoemd worden.
      Als jullie een VOF hebben zul je dat dus ook moeten vermelden.

  2. Boudewijn says:

    Laat ik degene zijn die de knuppel in het hoenderhok gooit 😉
    Als je website puur reclame bevat, dan hoeft het KvK nummer dus in principe niet vermeld te worden.

    • Hahaha, ik vind hem leuk bedacht. De website is gewoon een aankondiging waar het KvK nummer genoemd moet worden en ook kan worden. Reclame is slechts een uitzondering, omdat het onredelijk zou zijn het KvK nummer te verplichten in advertenties. Zie je al zo’n vliegtuig met letters voor je en dan een KvK nummer er achteraan? Je moet het dus ook niet bekijken als reclame (of marketing) in de zin waarin die branche het zou bekijken, maar zoals een rechter reclame zou zien. En dan dus meer in de zin van een op zichzelfstaande advertentie.

  3. Paul Stol says:

    Hallo Charlotte,

    Ik ben voor mijn broer een website aan het opzetten, hij is ZZPer, en we hadden het over het wel of niet vermelden van het BTW-nummer. Op de site van de Belastingdienst staat”
    “Het is aan de ondernemer om dit binnen de eigen (digitale) bedrijfsomgeving en daarbij gekozen uitgangspunten concreet vorm te geven. Er is dus sprake van beleidsvrijheid voor de ondernemer om aan de verplichting vorm te geven en geen strakke verplichting dat een btw-nummer altijd op een website moet zijn vermeld.”

    Is dit waar? Dus wel op al de communicatie met (potentiële) klanten en niet per sé op de website?

    • Hallo Paul, Het is gedeeltelijk waar. Volgens de wet moet het wel, maar vanwege het vergrote risico op identiteitsfraude, omdat er in een BTW nummer van eenmanszaken het BSN-nummer verwerkt zit, heeft de Belastingdienst op een gegeven moment besloten niet strikt te zullen handhaven. Daar moet dan tegenover staan dat bij andere communicatie met potentiële klanten wel het BTW nummer vermeldt wordt. Waaronder in elk geval prijslijsten of offertes en facturen.

      • Paul Stol says:

        Charlotte,

        Hartelijk dank voor je snelle en duidelijke uitleg. Het feit dat in zijn geval het om zijn BSN-nummer gaat kwam naar voren in onze discussie. En inderdaad om reden van identiteitsfraude.

  4. Hallo Charlotte,

    Ik heb een vraag:ik wil een vertaalbureau aan huis openen en weet ik niet of ik verplicht ben om mijn adres op mijn website te plaatsen? Liever doe ik dat niet, omdat ik van andere collega’s heb vernomen dat er dan soms klanten onaangekondigd bij ze thuis komen, bv, tijdens het koken of avondeten. Het meest praktisch lijkt mij om zodra iemand een opdracht heeft, dan pas mijn adres aan deze persoon door te geven.Wat zegt de wet hierover?

    Alvast bedankt voor je antwoord,
    Caroline

    • Ja, een vestigingsadres moet op je website staan. Gewoon duidelijk vermelden dat het geen bezoekadres is of dat mensen alleen op afspraak welkom zijn, dan zou het geen probleem mogen zijn.

      • Jozua says:

        Hallo Charlotte,

        Ik ben auteur en ik zit er eerlijk gezegd niet op te wachten om lezers aan de deur te krijgen. Mijn lezers zijn juridisch gezien ook niet echt mijn klanten. Het zijn de klanten van de boekhandel. Ik doe eigenlijk alleen zaken met een paar uitgevers en een boekingsbureau. En om nu voor die drie partijen mijn privé-adres openbaar te maken vind een beetje te ver gaan. En hoe zit dat met caberetiers, columnisten, acteurs en artiesten? Moeten die voor iedereen vindbaar zijn? Ik vind dat niet echt verstandig.

        Groet,

        Jozua

        • Helaas kan ik de wet niet voor je veranderen. In sommige gevallen is het mogelijk wel te anonimiseren en als je elders een werkplek huurt, kun je dat opgeven en is het dus niet je huisadres. Het idee van de regel is vooral om het mogelijk te maken dat als iemand zaken wil doen met een bedrijf, ze kunnen controleren of het wel echt bestaat en wat het doet. De kans dat mensen aan je deur komen is verder best klein.

          • Jozua says:

            Dank voor je reactie, Charlotte. Ik begrijp de bedoeling van de wet. En bij gewone ondernemers zal er niet snel iemand thuis aan de deur komen. Maar als jij iedere week je ongezouten mening geeft in een column, zou ik het je niet aanraden je adres op de site te zetten. Wet of geen wet. Als je ziet hoe snel mensen tegenwoordig met de dood bedreigd worden… om niks… om een mening. Voor een paar duizend euro per jaar kantoorruimte huren die je helemaal niet nodig hebt, vind ik geen oplossing. De overheid moet de privacy van mensen beschermen. En ook ondernemers hebben er recht op dat mensen niet weten waar hun kinderen wonen. Ik weet dat jij de wet niet hebt verzonnen, maar ik had gehoopt dat er betere mogelijkheden waren om je privacy te garanderen. Ik krijg nu, zonder adres op mijn site, al fans aan de deur. Vandaar dat ik voorzichtig ben en zoiets niet wil uitproberen. Groet, Jozua

Speak Your Mind

*