Mag je annuleringskosten in rekening brengen?
Als je producten of diensten verkoopt, wil je eigenlijk zeker zijn dat de deal gesloten hebt en dat je het geld mag houden. Je baalt als een tierelier wanneer iemand de opdracht wil annuleren én dan ook nog eens geld terug wil. Maar jouw rechten als ondernemer om dat geld te houden zijn beperkt. Is jouw klant een bedrijf, dan mag je heel veel met ze afspreken. Ga je gang maar. Als jouw klanten vooral consumenten zijn, ligt dat anders. Ik leg het je uit.
Laatste update: 26 mei 2020
Webwinkels
Webwinkels hebben een bijzondere positie. Voor hen is er een soort annuleringsregeling in de wet opgenomen. Voorheen noemde we dat het herroepingsrecht of recht van retour en tegenwoordig heet dit het recht van ontbinding. Dat is in feite een vorm van annuleren. De wet schrijft voor dat de consument dit kosteloos mag doen binnen 14 dagen na ontvangst van het product, zonder opgaaf van reden. Nog voor de consument het product ontvangen heeft mag dus ook. Er mogen geen ‘administratiekosten’ in rekening gebracht worden. Mits duidelijk vermeld op de website en in de voorwaarden, mag de webwinkel wel de consument op laten draaien voor de kosten van de retourzending. Blijkt het product beschadigd retour gekomen te zijn, door de schuld van de consument, dan hoeft de website de waardevermindering niet terug te betalen. Zo werkt dat in het kort bij websitebestellingen.
LawStories in je mailbox?
De algemene regel
Er is natuurlijk ook een algemene regel over annuleringskosten die voor alle andere dienstverleners en verkopers geldt. De basis is dat je geen geld mag vragen wanneer de consument de overeenkomst beëindigd (annuleert). Maar: je mag wel een redelijke vergoeding vragen voor geleden verlies en gederfde winst.
Overeenkomst van Opdracht
Is er sprake van een overeenkomst van opdracht, waarbij dus alleen een dienst verleend wordt, dan mag een consument die ten alle tijde opzeggen (annuleren, zo je wilt) én er mag geen schadevergoeding gevraagd worden. Uiteraard moeten wel gemaakte kosten vergoedt worden en moet er een redelijk loon betaald worden. Soms is dat zelfs het volledig loon. Daarover lees je meer in het e-book ‘Beëindigen van de overeenkomst van opdracht‘
Nog niet gemaakte kosten
Je mag nooit de nog niet gemaakte kosten in rekening brengen. Materialen die je nog niet ingekocht hebt, producten die je nog niet besteld hebt, arbeidskrachten die je nog niet ingeschakeld hebt, etcetera. Vooral als je nog anderen in gaat zetten voor de werkzaamheden, probeer dan met die personen, als ze geen werknemers zijn, af te spreken dat je tot een relatief laat stadium nog mag zeggen dat je ze toch niet in zal zetten. Die kosten mag je namelijk niet doorbereken. Net zoals horeca nooit de drank kan doorberekenen. Het is immers de drank die ze anders ook verkopen en die gewoon in dichte verpakkingen zit. Alleen als er heel laat pas geannuleerd wordt en versproducten al zijn ingekocht, mogen de kosten voor die versproducten (niet voor de bereiding daarvan) worden doorberekend. Die waren immers speciaal voor die partij ingekocht en kunnen dus niet alsnog aan anderen verkocht worden. Annuleringskosten zijn niet bedoeld om meer geld te verdienen dan als je de dienst of het product wel geleverd zou hebben. Daarom mogen nog niet gemaakte kosten in elk geval niet doorberekend worden in de annuleringskosten. Let hier ook op bij het bepalen van een annuleringsregeling in de algemene voorwaarden.
Gemaakte kosten moeten dus wel vergoed worden door de consument. Anders lijd jij als ondernemer ook nog eens verlies. Dat verlies hoef je niet te lijden.
Gederfde winst
Je mag ook gederfde winst in rekening brengen. Dat is in feite je marge. Van het geoffreerde bedrag trek je in elk geval alle (nog niet gemaakte) inkoopkosten af. Bij diensten is natuurlijk lastig dat je eigenlijk zou moeten zien dat arbeid ook geld kost en in die zin niet direct zorgt voor je winst. Als er geannuleerd wordt, kun je vaak in die tijd ook nog wel wat ander werk verrichten dat nodig is voor je onderneming of je kunt een andere opdracht aannemen of zoiets. Je kunt daarom niet zomaar je uurtarief doorberekenen voor de uren die je anders zou hebben gemaakt voor het uitvoeren van de opdracht. Alleen het deel van het bedrag dat werkelijk je winst zou zijn, dat mag je doorberekenen. Lastig, ja.
Begin van uitvoering van de werkzaamheden
Volgens de rechtspraak moet er wel al sprake zijn geweest van een begin van uitvoering van de werkzaamheden. Het opmeten van de maten van een keuken, voor deze besteld wordt. Het invullen van een bestelformulier voor het bankstel door de verkoper. Het voorbespreking van de bruiloft (nadat akkoord is gegaan met de offerte, uiteraard)
Annuleringskosten zeggen iets over jouw winst
Je kunt het dus zo zien, dat de annuleringskosten die je rekent, wat zeggen over de winst die je maakt. Je winst kan nooit 100% zijn, dus kun je ook nooit 100% annuleringskosten in rekening brengen.
Wat zijn redelijke annuleringskosten?
In algemene voorwaarden wil je graag alvast een percentage opnemen aan annuleringskosten. Maar ja, annuleringskosten zijn afhankelijk van geleden verlies (gemaakte kosten) en gederfde winst (marge). Wat is dan redelijk? In de rechtspraak zien we dat je dit moet onderbouwen en over het algemeen de bedingen met 30% kosten er goed van afkomen, omdat de winst toch vaak wel deze 30% (of meer) bedraagt. Je kunt er eventueel voor kiezen om het percentage op te bouwen. Hoe dichter bij de uitvoerdatum, hoe groter de kans dat je al voorbereidend werk hebt gedaan of iets hebt in moeten kopen.
Annuleringsregeling in algemene voorwaarden
Het is verstandig een annuleringsregeling in de algemene voorwaarden op te nemen. Anders kan het lastig zijn je gemaakte kosten (en gederfde winst) te verhalen. Je zou in meer algemene zin op kunnen nemen dat de annuleringskosten gelijk zijn aan de gemaakte kosten plus de gederfde winst, maar dat kan een discussie opleveren. Een percentage geeft beide partijen meer zekerheid. Zorg alleen wel dat je het percentage laag genoeg houdt, zodat het ook door een rechterlijke toets heen kan komen. Ga dus goed na welke voorbereidende werkzaamheden je al doet en welke kosten je al maakt voor je de dienst of goederen levert en probeer dat te vertalen naar een gemiddeld percentage.
Een goede offerte helpt!
Om zoveel mogelijk discussie te voorkomen, is het belangrijk een goede offerte te hebben. Daarin vermeld je duidelijk welke werkzaamheden je verricht. Daarin kun je ook een uurtarief noemen voor eventuele extra werkzaamheden. Niet alleen verstandig voor de de annuleringskosten dus, maar (juist) ook om discussies op een later moment te voorkomen over wat je levert en voor welk bedrag dan. Dat kun je natuurlijk heel precies uitsplitsen. Handig voor om je annuleringskosten te kunnen onderbouwen, maar nadelig voor eventuele onderhandelingen over de prijs, want dan wordt er op elke regel wat afgedongen. Het is een misverstand dat je bij het gebruik van een totaal bedrag nooit annuleringskosten in rekening zou mogen brengen. Natuurlijk is het lastiger om aan te tonen welke kosten je precies al gemaakt hebt en welke werkzaamheden je al verricht hebt en hoeveel die waard zijn. Houd daar dus wel voor jezelf een goede administratie van bij.
Lees meer over annuleren en contracteren:
