Wat is het verschil tussen een offerte, contract en algemene voorwaarden?

Wat heb je voor je onderneming nodig? Offertes, contracten, algemene voorwaarden of alle drie? Dat hangt voornamelijk van je onderneming en de werkwijze af. Ik leg je in elk geval het verschil uit en hoe je ermee om kunt gaan.

Offerte = aanbod

Overeenkomsten (afspraken) ontstaan door aanbod en aanvaarding, zo staat het in de wet. Als je dus een aanbod doet dat door de ander wordt geaccepteerd, heb je al een overeenkomst.

Een offerte, maar in principe ook een prijslijst bijvoorbeeld, is zo’n aanbod.

Algemene voorwaarden zijn onderdeel van het aanbod

In de algemene voorwaarden staan afspraken die je met een klant of opdrachtgever wil maken. Je klant of opdrachtgever moet natuurlijk wel op de hoogte zijn dat jij die afspraken wil maken. Ze moeten daarom onderdeel zijn van je aanbod. Meestal stuur je algemene voorwaarden daarom mee met de offerte. De offerte met de algemene voorwaarden zijn dan samen je aanbod. Geeft jouw klant of opdrachtgever akkoord op dat aanbod (de aanvaarding), dan is er al sprake van een overeenkomst.

Contract

Een contract is niet verplicht. Als je dus al een offerte, die voldoende gedetailleerd is, samen met de algemene voorwaarden aanbiedt, dan heb je na aanvaarding daarvan al een overeenkomst.

Je kunt voor een contract kiezen wanneer je offertes heel kort houdt en misschien pas later algemene voorwaarden aan wil bieden. Je stuurt de voorwaarden dan niet mee met de offerte, maar je stuurt ze mee met het contract. In het contract werk je de offerte eigenlijk nog verder uit.

Alles wat vooral specifiek is voor deze opdracht moet in het contract terechtkomen. Wat lever je, wanneer, hoeveel, voor welke prijs etcetera?

Kernbeding

Alle zogenaamde kernbedingen moeten in de offerte of in het contract staan (of in beide), maar in geen geval in de algemene voorwaarden. Dat mag namelijk niet.

Iets is een kernbeding wanneer dat voor de koper of opdrachtgever zo essentieel is, dat hij/zij op basis daarvan bepaalt of hij/zij met jou in zee wil gaan of met een ander bedrijf.
Denk in elk geval aan zaken als prijs en hoeveelheid. Wat lever je precies?

Wat zijn Algemene Voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn alle regels die je met klanten en opdrachtgevers af wil spreken, die voor al je klanten en opdrachtgevers hetzelfde zijn. Je verandert dus in principe niets aan je algemene voorwaarden.

Is er toch een bepaling in de algemene voorwaarden waar je van af wil wijken, dan kun je dat in het contract opnemen.
Bijvoorbeeld: “In afwijking van artikel X uit de algemene voorwaarden, komen wij overeen dat […]”

In de algemene voorwaarden mogen geen kernbedingen voorkomen. Die moeten dus in je offerte of contract worden opgenomen.

Het verschil tussen offerte, contract en algemene voorwaarden

Het verschil tussen de drie documenten is vooral dat algemene voorwaarden algemene regels bevatten die je één keer opschrijft en die voor al je klanten of opdrachtgevers hetzelfde zijn, terwijl je een offerte en/of contract specifiek toespitst op de specifieke klant en het specifieke product of specifieke dienst (of een combinatie van die twee).

Als je al een heel uitgebreide, specifieke offerte maakt en meteen algemene voorwaarden meestuurt en deze geaccepteerd worden, zou je dat al kunnen zien als een contract. Het is in elk geval al een overeenkomst.

Geef je in een offerte alleen globaal weer wat je wil gaan leveren, dan is omzetten van de offerte in een contract zinvol. In het contract komt natuurlijk terug wat je in de offerte al hebt aangeboden, aangevuld met extra bepalingen en misschien nog iets specifieker opgeschreven wat er wel en niet verwacht mag worden. In dat geval worden het contract en de algemene voorwaarden samen pas de overeenkomst. Zorg in dat geval wel dat je nog een expliciet akkoord krijgt op het contract met de voorwaarden.

Hulp nodig bij een contract?

Meer lezen?

Het is dus erg belangrijk om ervoor te zorgen dat offertes, contracten en algemene voorwaarden precies beloven wat jij doet. Neem daarom nooit zomaar een contract of algemene voorwaarden van een ander bedrijf over. Al helemaal niet als het een heel groot bedrijf is. Het kan zomaar zijn dat er fouten in staan of dat het bedrijf een totaal andere werkwijze heeft dan die van jou.

Een contract en algemene voorwaarden zijn er juist om op terug te vallen wanneer er onverhoopt misverstanden ontstaan of er onenigheid is tussen jou en je klant of opdrachtgever. Een goed contract en duidelijke voorwaarden kunnen misverstanden voorkomen en geschillen sneller oplossen.

Let er in elk geval op dat in je voorwaarden nooit iets uit de grijze of zwarte lijst komt te staan. Anders is zo’n regel uit de algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar en zijn ze dus niet van toepassing.

Neem contact op wanneer je hulp wil bij het opstellen of nakijken van een contract of algemene voorwaarden. We controleren ook contracten die jij van een opdrachtgever aangeboden krijgt.

Mail Ons

Leuke dingen voor je mailbox

About Charlotte Meindersma

Charlotte Meindersma is 'de social media jurist van Nederland' en oprichter van Charlotte's Law & Fine Prints.
Ze drinkt graag oploskoffie, in de spreekwoordelijke zin van het woord. Bovendien is ze amateur-marketer en was ze in een vorig leven fotograaf.

Speak Your Mind

*