Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Verplicht? Nee. De wet schrijft niet voor dat je verplicht bent algemene voorwaarden te hanteren. Er is wel vastgesteld wanneer er sprake is van algemene voorwaarden en welk soort bepalingen absoluut niet in algemene voorwaarden mogen voorkomen. Voor dat laatste wordt nog onderscheid gemaakt tussen consumenten en grote ondernemingen. Zijn jouw klanten vooral grote ondernemingen, dan mag je veel meer in de algemene voorwaarden vastleggen dan als jouw klanten consumenten of kleine ondernemingen zijn. Maar als ze niet verplicht zijn, waarom zou je ze dan überhaupt hebben en gebruiken?
Informatieplicht vs Algemene Voorwaarden
Op je website ben je verplicht bepaalde gegevens te vermelden, zoals contactgegevens, vestigingsadres en kvk-nummer. Voor webwinkeliers komen daar nog extra informatieverplichtingen bij.
Kopen jouw klanten je product of dient meteen via je website of door slechts een simpele e-mail te sturen, dan is het van belang de belangrijkste zaken al op de website vermeld te hebben. Stuur je eerst een offerte of maak je een contract op? Zet dan daar deze afspraken in. Zo weten jij én je klant goed waar jullie aan toe zijn.
Maar hoe regel je het nu als je klant er tussentijds vanaf wil? Als er tijdens de opdracht iets is misgegaan. Niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, omdat jullie beide daar een ander uitgangspunt in hebben?
Dat is het moment waarop algemene voorwaarden heel handig kunnen zijn. Daar regel je bijvoorbeeld in wat de betaling- en leveringstermijnen zijn, wanneer er ontbonden mag worden etc. Allerlei zaken waar je het helemaal niet elke keer met een klant weer over wilt hebben, maar regels die jij eigenlijk wel steeds hanteert. Zet ze allemaal in hetzelfde document en voeg deze bij je contract of stuurt ze op wanneer blijkt dat iemand zaken met je wilt doen, maar niet pas nadat de bestelling al geplaatst is. Het is belangrijk algemene voorwaarden niet te laat aan je klant te geven.
LawStories in je mailbox?
Algemene Voorwaarden gebruiken
Algemene voorwaarden zijn dus kort gezegd de afspraken die jij eigenlijk met al je klanten maakt. Waar doorgaans niets aan veranderd en die meestal niet eens ter sprake komen. Maar deze regels en afspraken hanteer jij wel elke keer.
Let hierbij er wel op dat je ten opzichte van consumenten veel minder streng mag zijn dan ten opzichte van je zakelijke klanten. Denk bijvoorbeeld aan aansprakelijkheid.
Algemene voorwaarden hoeven geen algemene voorwaarden te heten. Ze hoeven ook helemaal niet in een apart document te staan. Dit doen veel ondernemers wel, zodat het geheel leesbaar blijft. Deze algemene regels kunnen er soms best een hoop worden. Je wilt niet dat jouw klant van de belangrijke punten afgeleid raakt door de algemene voorwaarden die er doorheen staan. Daarbij is een los document veel makkelijker ‘even’ als bijlage met een e-mail mee te sturen of achter het contract vast te nieten.
Van belang is dat je op tijd meld dat je algemene voorwaarden gebruikt en dat je ze vervolgens ook aan je klant geeft. Dit moet in elk geval voordat je klant akkoord gaat met jouw aanbod. Daarna is het te laat en mag jouw klant je houden aan de afspraken die jullie gemaakt hebben, zonder algemene voorwaarden. Stuur ze daarom bijvoorbeeld mee met je prijslijst of offerte. Echt het allerlaatste moment om de algemene voorwaarden in het spel te brengen is vlak voor ondertekening van het contract. Alle ander momenten, zoals later toesturen of me de factuur meesturen is te laat.
Algemene Voorwaarden Schrijven
Om geld te besparen wil je misschien zelf algemene voorwaarden schrijven.
Denk er hierbij aan dat op algemene voorwaarden in principe auteursrecht rust en kopiëren dus niet zomaar mag, tenzij daar expliciet toestemming voor is gegeven, zoals sommige brancheverenigingen doen.
Houdt bij het schrijven met een aantal zaken rekening: ga je de algemene voorwaarden voor consumenten of voor zakelijke klanten gebruiken? Zorg dat er in de algemene voorwaarden geen verboden bepalingen voorkomen. Kijk met kopiëren ook uit dat jij wel aan alle beloftes kunt voldoen. Kleine ondernemers handelen anders dan grote ondernemers. Bedrijven die maatwerk leveren, zullen andere voorwaarden willen hanteren dan bedrijven die simpelweg vanuit een magazijn leveren. Lever je verder een dienst, een product of een combinatie? Doe je dit vanuit een webwinkel of juist niet? Dit is allemaal van belang bij het schrijven van algemene voorwaarden.
Niet zeker of je algemene voorwaarden goed zijn? Laat ze controleren!
Ik kan je algemene voorwaarden voor je schrijven
Lees ook:
– Help! Algemene Voorwaarden
– Valkuilen bij Algemene Voorwaarden en het Webwinkelrecht
– Gebruik van Algemene Voorwaarden
– Algemene Voorwaarden
