Grote bedrijven en organisaties werken vaak met inkoopvoorwaarden. Zo hebben ze controle over hoe ze inkopen en welke afspraken er met verschillende leveranciers zijn gemaakt. Praktisch, zou je zeggen. Voor die opdrachtgever in elk geval. In de tussentijd wijzen ze de voorwaarden van de opdrachtnemer van de hand. Dat is minder tof, want je had net mooie algemene voorwaarden opgesteld om jezelf een beetje in te dekken. Hoe los je dit nu op?
Je kunt er niet omheen
Je kunt niet echt om de inkoopvoorwaarden heen. Het is ook nauwelijks te doen om je eigen voorwaarden op te dringen. Toch wil je die opdracht niet kwijt.
Er zit niets anders op dan die voorwaarden te accepteren. Maar lees ze wel goed door. Welke van die voorwaarden zijn voor jou eigenlijk te bezwaarlijk? Om welke voorwaarden wil je wel heen kunnen. Selecteer streng!
Zijn er dan nog voorwaarden van jezelf, die je echt niet wil laten liggen? Bijvoorbeeld omdat je verzekering wil dat je bepaalde afspraken maakt over je aansprakelijkheid en de dekking daarvan.
Offerte
De truc is dat je specifieke afspraken boven algemene afspraken gaan. De algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden zijn algemene afspraken. Afspraken in een offerte of contract zijn specifieke afspraken. Als er een conflict is tussen algemene afspraken en specifieke afspraken, gaan de specifieke afspraken voor.
Hoe je zorgt voor die specifieke afspraken als je niet met een apart contract werkt? Simpel: zet het in je offerte!
De offerte gaat grotendeels natuurlijk over jouw kwaliteit, wat je levert, wanneer en dat soort essentiële zaken. Als die paar andere afspraken over bijvoorbeeld aansprakelijkheid gewoon heel redelijk zijn, worden deze vaak geaccepteerd, zonder dat er bedacht wordt of dit wel overeenkomt met wat er in de inkoopvoorwaarden staat.
Moet je natuurlijk niet te veel van dat soort extra dingen willen regelen, maar wat voor jou het meest essentieel is, dat kan er natuurlijk nog best even bij gepropt. Zo heb je dan toch een aantal zaken alsnog goed geregeld, ondanks dat jouw voorwaarden van de hand worden gewezen.
