Mag je gesprekken opnemen?

Maar dan de AVG en privacy?

We moeten eerst onderscheid maken tussen twee situaties: wordt het gesprek als privépersoon opgenomen of namens een bedrijf?

Privé-opname

Als een privépersoon het gesprek opneemt, dan wordt dat gedaan voor privégebruik of huishoudelijk gebruik. Dat is uitgezonderd van de AVG. Je hebt dan dus niet te maken met de privacyregels van de AVG. Belangrijk is dan natuurlijk wel dat het gesprek niet gepubliceerd wordt. Bij publicatie is er immers al geen sprake meer van strikt privégebruik.

Een werknemer mag dus de beoordelingsgesprekken met de leidinggevende opnemen, zonder daar eerst toestemming voor te vragen. Als patiënt mag je, om welke reden je het ook wil doen, een gesprek met je arts opnemen. Als student mag je individuele gesprekken met je docent, scriptiebegeleider of decaan opnemen.

Voor al deze gesprekken hoef je geen toestemming te vragen én je hoeft het niet aan te kondigen. Of het ook netjes en fatsoenlijk is om het zo te doen, is natuurlijk een ander verhaal. Tegelijkertijd zou het misschien ook niet per se fatsoenlijk zijn om, als iemand het wel heeft gevraagd of aangekondigd, de opname toch tegen te willen houden.

Zakelijke opname

Neem je zakelijk een gesprek op, dan moet je wel aan de AVG voldoen. Dat wil zeggen dat er een goede grondslag voor moet zijn, dat je een gerechtvaardigd doel moet hebben en dat je de ander moet informeren over de opname.

Dat is waarom bedrijven altijd melden dat gesprekken kunnen worden opgenomen voor kwaliteitsdoeleinden of opleidingsdoeleinden. Ze willen daarmee aan de informatieverplichting voldoen. Die kwaliteitsdoeleinden of opleidingsdoeleinden zijn meestal in het gerechtvaardigd belang van het bedrijf.

Lastiger is het wanneer de leidinggevende of manager het gesprek met een werknemer op wil nemen. Doet deze persoon dat voor zichzelf of namens het bedrijf? Is het namens het bedrijf, dan zal er in beginsel tenminste over geïnformeerd moeten worden. Het gesprek heimelijk opnemen, dus zonder dat werknemer ervan weet, mag in beginsel niet.

Is een ZZP’er een privépersoon of een bedrijf?

Een ZZP’er (of freelancer of de eigenaar van een eenmanszaak) en de vennoten van een VOF, werken ‘in uitoefening van beroep of bedrijf’. Het hangt dus erg af van het onderwerp van gesprek, of dat je vooral persoonlijk raakt of dat het toch eigenlijk meer om het bedrijf draait, of het een privé- of zakelijke opname is.

Heb je nog vragen over wanneer je een gesprek mag opnemen of wat je met een opgenomen gesprek mag doen? Boek dan een Oploskoffie!

Gebruiken als bewijs

Heimelijk opgenomen gesprekken, kunnen bijna altijd ingebracht worden als bewijs in een civiele rechtszaak. Ook als de opname van de AVG niet zou mogen, kan het meestal wel nog gebruikt worden als bewijs.

Natuurlijk kunnen er vervolgens sancties, zoals boetes of schadevergoedingen volgen omdat er sprake is geweest van een privacyinbreuk.

Strengere regels voor opnemen van beeld

Zoveel als is toegestaan bij het opnemen van geluid, is niet toegestaan bij het opnemen van beeld. Je moet het opnemen van beeld namelijk altijd aankondigen. Zonder aankondiging foto’s of video’s maken van personen, in een niet publiek toegankelijke plaats, is strafbaar.

Lees hierover ook de blogposts: Heimelijk fotograferen, hoe doe je dat? en Wanneer mag ik zelf een bewakingscamera ophangen?