Spam is irritant en bovendien verboden. Maar je wil toch je mededelingen en nieuws bij potentiële klanten terecht laten komen. Wanneer mag je aan jouw doelgroep wel e-mails verzenden?
Geen ongevraagde e-mails
In de basis mag er pas een e-mail aan iemand verstuurd worden, wanneer je daar toestemming voor hebt. Ongevraagd een e-mail sturen, mag dus niet. Ook niet wanneer je denkt te weten dat de ontvanger geïnteresseerd zal zijn in jouw e-mail.
Toestemming nodig
Er is dus expliciete toestemming nodig. Ook wel opt-in genoemd. Die toestemming moet vooraf gegeven worden. Een goede oplossing, die veel gebruikt wordt, is het laten invullen van een online formulier met naam en e-mailadres, waarbij duidelijk vermeld wordt dat de gegevens gebruikt zullen worden voor het versturen van een nieuwsbrief. Maar je mag bijvoorbeeld ook bij een bestelformulier of contactformulier een extra optie inbouwen die mensen alleen nog maar aan hoeven te vinken wanneer ze graag de nieuwsbrief ontvangen.
E-mailadressen verzamelen
E-mailadressen kopen kan een optie zijn, maar de vraag is natuurlijk of al die mensen wel zitten te wachten op jouw e-mails en nieuwsbrieven. Mocht je het overwegen, let er vooral op dat die mensen bij het geven van hun e-mailadres er mee akkoord zijn gegaan dat ook andere partijen (jij, in dit geval, maar dat wisten ze toen nog niet) gebruik mochten maken van het e-mailadres. Beter is om op andere manieren adressen te verzamelen, zoals op een beurs waar je mensen in laat schrijven op de lijst. Krijg je een visitekaartje, vraag of je ook een nieuwsbrief mag versturen. Doe mee aan de nieuwsbrief van een ander, waar lezers de mogelijkheid hebben zich ook in te schrijven op jouw nieuwsbrief.
Geen dubbele opt-in
Het is overigens een misverstand dat een dubbele opt-in nodig zou zijn. Er hoeft slechts één keer toestemming gegeven te worden. Veel e-mailsoftware voorziet wel in die dubbele opt-in. Dat heeft natuurlijk zowel voor- als nadelen. Belangrijk is dat de toestemming expliciet is. Vandaar dat bijvoorbeeld zo’n vakje handig is dat mensen zelf aan moeten vinken. Zorg dat je bewijs hebt van de inschrijving.
Soft opt-in
In alle gevallen moet duidelijk zijn dat iemand toestemming heeft gegeven om de persoonsgegevens te verwerken en dat de persoon graag de nieuwsbrief wil ontvangen. Het vakje voor de nieuwsbrief mag daarom eventueel al aangevinkt zijn. Belangrijk is echter wel dat het uitgevinkt kan worden als iemand de nieuwsbrief niet wil ontvangen. Uiteraard moet de inschrijver wel nog iets anders actiefs doen zoals op het knopje ‘inschrijven’ klikken of als het om een aangevinkt vakje bij een bericht of bestelling gaat een knop ‘versturen’ of ‘bestellen’ waar nog op geklikt kan worden. Door die klik wordt het voldoende expliciet voor een zogenaamde soft opt-in.
Eenvoudig afmelden
Wanneer iemand zich eenmaal heeft aangemeld, moet die persoon zich ook gemakkelijk weer af kunnen melden. De manier waarop precies, maakt niet uit, maar het moet wel gemakkelijk zijn. Dat wil zeggen dat je ofwel, onderaan de e-mail een afmeldlink plaatst of in de e-mail vermeldt hoe iemand zich af kan melden. Bijvoorbeeld door een e-mail daarover te sturen.
Servicemails
Op bovenstaande gelden enkele uitzonderingen. Zo mag je bijvoorbeeld wel mailen over de status van een bestelling en moet je zelfs mailen wanneer er problemen zijn met een bestelling of er vertraging is ontstaan in de levering. Verder mag je servicemails sturen. Bijvoorbeeld een herinnering dat een abonnement bijna afloopt of dat een onderhoudsbeurt weer verstandig zou zijn. Ook mag je mails sturen die gerelateerd zijn aan het product of de dienst die je eerder leverde.
Deze mails komen altijd vanuit jouw bedrijf en gaan enkel over jouw eigen bedrijf, product of dienst. Wilt je ook over anderen een mededeling doen of iets vertellen dat voor jouw klant niet relevant is, dan mag dat niet in een ongevraagde e-mail, maar mag dat enkel in de e-mail waar je toestemming voor hebt gekregen om die te versturen.
edit: Kennelijk was niet meteen duidelijk wat ik bedoelde met e-mails die je vanuit en over je eigen bedrijf mag sturen aan bestaande klanten. Je mag bestaande klanten dus mailen, zolang het maar in relatie staat tot die klantrelatie. Het moet dus gerelateerd zijn aan die eerdere verkoop of dienstverlening of in elk geval moet het over je eigen bedrijf gaan. Het mag dus niet gaan over andere bedrijven.
De e-mailcode, die onderdeel is van de Reclamecode, omschrijft het wellicht duidelijker: “het e-mailadres door de adverteerder alleen wordt gebruikt om reclame voor eigen gelijksoortige producten en diensten toe te sturen.”
Identiteit van de afzender
In alle gevallen moet duidelijk zijn van wie de e-mail afkomstig is. Bij servicemails ben je dat uiteraard altijd zelf. Wanneer je expliciet toestemming vraagt om een nieuwsbrief te mogen versturen kun je bij het vragen van die toestemming aangeven dat er eventueel ook berichten van derden in die nieuwsbrief vermeld kunnen worden. Mocht daar op een gegeven moment sprake van zijn, zal in de nieuwsbrief zelf ook weer duidelijk gemaakt moeten worden van wie het bericht afkomstig is.
Geen e-mailbestanden verkopen
In principe mogen e-mailbestanden, lijsten met e-mailadressen, niet aan anderen gegeven of verkocht worden. Daar is tenslotte geen toestemming voor gegeven. Wil je e-mailadressen verzamelen om vervolgens deze lijsten met e-mailadressen aan een ander te kunnen geven of verkopen, zul je daar vooraf expliciet toestemming voor moeten vragen.
Boete voor ongevraagde e-mail
Verstuurt u toch ongevraagd (massa-)e-mails, ofwel spam, dan loop je de kans een boete te krijgen van de ACM (voorheen Opta). Per overtreding is een boete van maximaal €450.000,- mogelijk. Zo kreeg affiliate netwerk Daisycon in september 2014 nog €810.000 boete opgelegd wegens het verspreiden van spam. Zij hebben heel vaak spam verstuurd, waardoor de boete dus hoger kon worden.