Werk uitbesteden aan een VA, hoe zit dat juridisch?

4 minuten

Wanneer je als ondernemer wil groeien, ga je steeds meer werk uitbesteden. Bijvoorbeeld aan een boekhouder. Maar ook steeds vaker worden Virtual Assistants (VA’s) en Business Managers ingezet die veel taken overnemen. Mooi natuurlijk, maar er kleven ook wat juridische gevaren aan.

Voor wie handelt de VA?

Een VA diensten of producten in laten kopen? Scheelt een hoop tijd! Maar voor wiens rekening en risico handelt de VA?

Wie op eigen naam een offerte opvraagt en daar ook op eigen naam mee akkoord gaat, is zelf aan de overeenkomst gebonden. Ook niet gek natuurlijk, want hoe kan de opdrachtnemer weten dat het eigenlijk voor iemand anders zou zijn?

Het is in elk geval voor de VA zelf belangrijk om aan derde partijen aan te geven namens wie hij/zij contact opneemt.

LawStories in je mailbox?

Bijna wekelijks een nieuwsbrief in je mailbox. Ondernemersverhalen, tips en nieuws over nieuwe wetten en uitspraken.

Gaan we regelen! Maar... hoe heet je eigenlijk?

Volmacht

Een VA treedt vaak op als tussenpersoon. Dan is een volmacht, algemeen of specifiek, heel verstandig. De VA sluit dan een overeenkomst namens de volmachtgever. De VA is dan niet gebonden aan de overeenkomst en valt er tussenuit.

Om de VA als tussenpersoon of als vertegenwoordiger van een ondernemer op te laten treden, is een volmacht heel verstandig. Dit kan een algemene zijn of een specifieke. Met een specifieke volmacht worden er duidelijke grenzen aangegeven waarbinnen de gevolmachtigde VA mag handelen.

Maar: als de VA buiten de volmacht handelt, maar voor de andere partij niet duidelijk was dat de volmacht niet zo ver zou strekken, dan is de volmachtgever soms toch gebonden aan de overeenkomst.

VA is zelf aansprakelijk

Hm, zoals ik het hierboven beschreven heb klinkt het als risicoloos handelen voor een VA en opeens iets heel risicovols voor een opdrachtgever/volmachtgever. Gelukkig zit het wat genuanceerder in elkaar.

De gevolmachtigde VA mag natuurlijk niet doen alsof hij/zij een volmacht heeft, terwijl dat niet zo is. Wordt er dan toch een overeenkomst gesloten, dan is de gevolmachtigde voor het gevolg aansprakelijk en zal hij/zij voor de schade op moeten draaien. Zomaar buiten een volmacht handelen is dus niet helemaal zonder risico.

Wanneer kun je een gevolmachtigde vertrouwen

Een volmacht kan impliciet gegeven worden. Zo hebben veel werknemers impliciete volmachten om bepaalde rechtshandelingen te verrichten. Je hoeft dus niet per se om bewijs van een volmacht te vragen. Belangrijk is vooral om te denken of het redelijk en realistisch is dat de persoon die een opdracht zegt te verlenen namens een ander, dat ook echt zou mogen doen.

Zo zal een secretaresse wellicht wel hotels en vluchten boeken en wat kantoorbenodigdheden inkopen, maar zal ze geen grote opdrachten verlenen. Dat iemand van de afdeling communicatie een grote reclamecampagne inkoopt is bijvoorbeeld al veel aannemelijker. Let dus op de combinatie van de functie binnen het bedrijf en de aankoop die gedaan wordt of de opdracht die verleend wordt.

Vertrouw je het niet helemaal, vraag dan toch om een bewijs van de volmacht. De gevolmachtigde moet dat bewijs kunnen leveren. Doet hij/zij dat niet, dan is hij/zij alsnog zelf aansprakelijk.

Maak duidelijke afspraken

Kom ik weer hoor, met mijn stokpaardje: maak duidelijke afspraken.

Als opdrachtgever en volmachtgever wil je duidelijke grenzen stellen aan wat je VA namens jou mag doen. Je kunt een algemene volmacht geven, een met kaders of je kunt gewoon per keer aangeven wat er gedaan mag worden binnen welk bedrag.

Als VA wil je ook weten waar je aan toe bent, zodat je niet buiten een volmacht werkt, omdat je zelf dacht dat het nog wel zou kunnen, terwijl voor jouw opdrachtgever buiten kijf stond dat dit niet mocht zonder extra toestemming.

Neem je een opdracht via een VA aan, zorg dan dat je zeker weet dat hij/zij die opdracht namens de volmachtgever mocht verlenen. Als de VA zegt dat te mogen en het blijkt later alsnog anders te zijn, kun je in elk geval de VA er nog op aanspreken.

Boek hier jouw Oploskoffie

Wil je een enkele of een dubbele?

Kies je gewenste datum en tijd

Zie ik je wel of zie ik je niet?

Kies eerst je oploskoffie (enkel of dubbel) en kies je tijdstip en locatie.

Waar wil je het over hebben?

Wie ben je?

0.00
Vertel eerst over je onderwerp en over jezelf.

Haal alles uit je oploskoffie

Met deze add-ons haal je nog meer uit je Oploskoffie.

Vooraf stukken bestuderen

Heb je e-mails, brieven of documenten waarvan je wil dat Charlotte die vooraf gelezen en bekeken heeft, zodat je die tijdens de Oploskoffie kunt bespreken? Bestel dan hieronder “Vooraf stukken bestuderen” erbij! (Een enkel mailtje kun je natuurlijk ook tijdens de oploskoffie voorleggen)
(max. 30 minuten)

Opname

Niet druk meeschrijven, maar vol het gesprek in. Dat kan met een opname. Je ontvangt binnen 24 uur na het gesprek een downloadlink die één week geldig is.

Vergrootglas die document onder de loep neemt ter voorbereiding op een Oploskoffie
Vooraf stukken bestuderen

Vliegende start dankzij tevoren bestudeerde documenten of website

265

Opnameindicatie voor een Oploskoffie met rood rondje
Opname

Binnen 24 uur in je mail; makkelijk terugluisteren of tekstsuggesties (laten) uitwerken

49

Laatste vraag: Wat is je KVK nummer? (optioneel)
Je investering: 
0.00
 (excl. BTW)
0