Wanneer je als ondernemer wil groeien, ga je steeds meer werk uitbesteden. Bijvoorbeeld aan een boekhouder. Maar ook steeds vaker worden Virtual Assistants (VA’s) en Business Managers ingezet die veel taken overnemen. Mooi natuurlijk, maar er kleven ook wat juridische gevaren aan.
Voor wie handelt de VA?
Een VA diensten of producten in laten kopen? Scheelt een hoop tijd! Maar voor wiens rekening en risico handelt de VA?
Wie op eigen naam een offerte opvraagt en daar ook op eigen naam mee akkoord gaat, is zelf aan de overeenkomst gebonden. Ook niet gek natuurlijk, want hoe kan de opdrachtnemer weten dat het eigenlijk voor iemand anders zou zijn?
Het is in elk geval voor de VA zelf belangrijk om aan derde partijen aan te geven namens wie hij/zij contact opneemt.
Volmacht
Een VA treedt vaak op als tussenpersoon. Dan is een volmacht, algemeen of specifiek, heel verstandig. De VA sluit dan een overeenkomst namens de volmachtgever. De VA is dan niet gebonden aan de overeenkomst en valt er tussenuit.
Om de VA als tussenpersoon of als vertegenwoordiger van een ondernemer op te laten treden, is een volmacht heel verstandig. Dit kan een algemene zijn of een specifieke. Met een specifieke volmacht worden er duidelijke grenzen aangegeven waarbinnen de gevolmachtigde VA mag handelen.
Maar: als de VA buiten de volmacht handelt, maar voor de andere partij niet duidelijk was dat de volmacht niet zo ver zou strekken, dan is de volmachtgever soms toch gebonden aan de overeenkomst.
VA is zelf aansprakelijk
Hm, zoals ik het hierboven beschreven heb klinkt het als risicoloos handelen voor een VA en opeens iets heel risicovols voor een opdrachtgever/volmachtgever. Gelukkig zit het wat genuanceerder in elkaar.
De gevolmachtigde VA mag natuurlijk niet doen alsof hij/zij een volmacht heeft, terwijl dat niet zo is. Wordt er dan toch een overeenkomst gesloten, dan is de gevolmachtigde voor het gevolg aansprakelijk en zal hij/zij voor de schade op moeten draaien. Zomaar buiten een volmacht handelen is dus niet helemaal zonder risico.
Wanneer kun je een gevolmachtigde vertrouwen
Een volmacht kan impliciet gegeven worden. Zo hebben veel werknemers impliciete volmachten om bepaalde rechtshandelingen te verrichten. Je hoeft dus niet per se om bewijs van een volmacht te vragen. Belangrijk is vooral om te denken of het redelijk en realistisch is dat de persoon die een opdracht zegt te verlenen namens een ander, dat ook echt zou mogen doen.
Zo zal een secretaresse wellicht wel hotels en vluchten boeken en wat kantoorbenodigdheden inkopen, maar zal ze geen grote opdrachten verlenen. Dat iemand van de afdeling communicatie een grote reclamecampagne inkoopt is bijvoorbeeld al veel aannemelijker. Let dus op de combinatie van de functie binnen het bedrijf en de aankoop die gedaan wordt of de opdracht die verleend wordt.
Vertrouw je het niet helemaal, vraag dan toch om een bewijs van de volmacht. De gevolmachtigde moet dat bewijs kunnen leveren. Doet hij/zij dat niet, dan is hij/zij alsnog zelf aansprakelijk.
Maak duidelijke afspraken
Kom ik weer hoor, met mijn stokpaardje: maak duidelijke afspraken.
Als opdrachtgever en volmachtgever wil je duidelijke grenzen stellen aan wat je VA namens jou mag doen. Je kunt een algemene volmacht geven, een met kaders of je kunt gewoon per keer aangeven wat er gedaan mag worden binnen welk bedrag.
Als VA wil je ook weten waar je aan toe bent, zodat je niet buiten een volmacht werkt, omdat je zelf dacht dat het nog wel zou kunnen, terwijl voor jouw opdrachtgever buiten kijf stond dat dit niet mocht zonder extra toestemming.
Neem je een opdracht via een VA aan, zorg dan dat je zeker weet dat hij/zij die opdracht namens de volmachtgever mocht verlenen. Als de VA zegt dat te mogen en het blijkt later alsnog anders te zijn, kun je in elk geval de VA er nog op aanspreken.
