Laat ik voorop stellen dat een offerte juridisch gezien niet verplicht is. Het is natuurlijk wel een communicatiemiddel van je bedrijf, waardoor er bepaalde bedrijfsgegevens in moeten komen te staan. Verder staat het je in principe vrij. Met een goed opgebouwde offerte, kunnen de meeste ondernemers af zonder contract. Setje algemene voorwaarden erbij en klaar. Maar wat is dan verstandig om in de offerte op te nemen?
Kern van de afspraken
In de offerte neem je de kern van afspraken op, de kern van de prestatie. Waar draait het allemaal om? Dit is dus het tegenovergestelde van algemene voorwaarden, waarin juist algemene afspraken staan, die voor alle soorten overeenkomsten hetzelfde zijn. In de offerte kan juist wat anders worden afgesproken per opdracht.
Ben je dus te vaag over wat je gaat leveren, kan dat ervoor zorgen dat de verwachtingen niet matchen.
Als je een dienst levert moet je in elk geval vermelden:
- prijs
- belangrijkste kenmerken van de dienst
Voorbeeld: Stickers
Stel dat je stickers wil laten maken en je vraagt een offerte op. De ontwerper, die ook de stickers voor je zal (laten) drukken, geeft een offerte. Er staat precies op wat jullie hebben afgesproken:
- 100 stickers
- ontwerp stickers
- drukken en leveren
Overal keurig de prijzen bij. Je geeft akkoord.
Vervolgens krijg je stickers die veel kleiner zijn dan je had gedacht. Bovendien staat het ontwerp je helemaal niet aan en zijn de kleuren niet goed. Het materiaal is helemaal niet UV bestendig, terwijl je de stickers toch ook graag illegaal op lantaarnpalen had willen kunnen plakken, zonder dat ze twee weken later het uiterlijk hebben van stickers die er al vijf jaar hangen.
Maar ja, het waren er wel 100, ze zijn inderdaad speciaal voor jou ontworpen en ze ze zijn keurig voor je gedrukt en bij jou afgeleverd. Volledig conform de offerte, toch?
Mondeling hebben jullie wel besproken dat het promotiestickers zouden zijn en ze verspreid moesten (kunnen) worden. Daarom heb je gelukkig wel losse stickers gekregen en zaten ze niet op een rol. Maar dat ze ook buiten opgeplakt moesten kunnen worden, dat was voor jou helder, maar voor de ontwerper niet. Datzelfde geldt voor het formaat. De ontwerper vond dit juist een uitstekend formaat voor promotionele stickers, maar jij had laatst een mooie op een lantaarnpaal gezien en dacht dat dat formaat standaard zou zijn. Jullie hebben ook wel besproken wat er ongeveer op die sticker moest komen te staan. Staat er ook allemaal wel op, maar de stijl is toch niet wat je ervan verwachtte. Maar ja, concepten, schetsen, revisies etc. zijn niet besproken, dus ook niet of dat bij de prijs in zou zitten of niet.
Onduidelijke offerte zorgt voor problemen
Het probleem van een offerte die niet voldoende genuanceerd en gespecificeerd is, is dat er later niet voldoende beroep op gedaan kan worden. Het zorgt voor veel misverstanden. Want wat is er dan verder precies afgesproken. Wat hadden partijen van elkaar mogen verwachten?
De ontwerper heeft kosten gemaakt, maar de opdrachtgever heeft nog niet alles betaald. De opdrachtgever zit met een product dat hij/zij niet kan gebruiken en is geld kwijt. De ontwerper krijgt zijn/haar tijd niet terug en heeft geld uitgegeven aan het drukwerk. Kortom: er zijn per definitie twee verliezers.
Om de klantrelatie te redden kun je als ontwerper natuurlijk een nieuw ontwerp aanbieden en alles opnieuw laten drukken. Gratis. Daar gaat je winst. Dan is er nog maar één verliezer over en kun ej misschien toch nog een positieve review verwachten op Google of op je eigen site.
Of je doet dat niet. Dan is de opdrachtgever ontevreden en komt nooit meer terug. Ontevreden mensen verspreiden hun boodschap vaak aan zo’n 10 mensen. Met een beetje pech krijg je er een negatieve online review bij. Waarschijnlijk krijg je nooit meer je hele factuur betaald en is het bedrag te laag om daar een incassobureau op te zetten.
Hoe maak ik dan wel een goede offerte?
Dat lijstje met prijzen is natuurlijk prima. Is een handig totaal overzicht waarbij de losse prijzen en de totaalprijs en de btw meteen helder zijn. Als je daar dus graag mee werkt, omdat het zo lekker omzet naar die factuur op een later moment: vooral zo houden.
Voeg er vooral wat aan toe. Uitleg. Maak het specifieker per onderdeel. Wat ga je precies ontwerpen? Welke afmetingen gaan er gebruikt worden? Welk materiaal? Worden huisstijlkleujren gebruikt? En alles wat verder nog relevant kan zijn. Sla niks over. Hoe vanzelfsprekend het ook is, schrijf het op. Mondeling besproken? Herhaal het op schrift in je offerte.
Sommige standaardzaken zou je nog in je algemene voorwaarden kwijt kunnen. Het aantal gratis revisierondes bijvoorbeeld. En dat de opdrachtgever wel de huisstijlkleujren en andere belangrijke informatie moet aanleveren.
Vergeet deze verplichte gegevens niet:
Wanneer je een dienstverlener bent, moet je in al je communicatie bepaalde gegevens vermelden.
- Bedrijfsnaam en rechtsvorm
- Vestigingsadres
- Contactgegevens voor snel contact (bijvoorbeeld telefoonnummer
- KvK-nummer
- BTW-nummer
- Indien van toepassing: vergunningen
- Als je die gebruikt: algemene voorwaarden
- Wanneer je daaraan gebonden bent: gedragscode
Hulp nodig bij het maken van een mooie standaard offerte met tekstblokken die je kunt hergebruiken of heb je behoefte aan sluitende algemene voorwaarden die goed passen op je offerte? We helpen graag. Vraag gratis en vrijblijvend een offerte aan.
