Oef, als je algemene voorwaarden laat maken dan wordt het allemaal opeens wel heel serieus en professioneel, niet waar? Laat ik het dan maar meteen goed doen en de voorwaarden laten deponeren, denk je. Gerust ga je weer in je bureaustoel zitten. Doen waar je goed in bent: foto’s nabewerken, ontwerpen, schrijven, nieuwe producten verzinnen. Tot je een mailtje krijgt. “Deponeren is niet nodig.” Wat? Niet nodig? Maar iedereen zegt dat het moet! Je vertrouwt de persoon die zegt dat het niet hoeft meteen niet meer. Je laat de voorwaarden wel door iemand anders schrijven. Wat denkt ie wel niet zeg!
Algemene Voorwaarden deponeren
Algemene voorwaarden kun je laten deponeren. Bijvoorbeeld bij de KvK. Veel heel grote bedrijven hebben dat. Voor sommige ondernemingen is het namelijk onmogelijk om steeds algemene voorwaarden ter hand te stellen en mee te sturen. Ofwel omdat ze te lang zijn of omdat de dienst of product daar niet geschikt voor is. Maar deponeren is absoluut niet verplicht. Kies je er toch voor om te deponeren, denk er dan aan dat je bij elke wijziging, hoe klein ook, je de nieuwe versie weer zult moeten deponeren. Heel onhandig dus.
Algemene Voorwaarden ter hand stellen
De basisregel is dat je algemene voorwaarden ter hand moet stellen. Dat wil zeggen dat je ze meelevert aan je klant. Bij een offerte die je opstuurt, zet je bijvoorbeeld de voorwaarden achterop de offerte of je voegt een printje van de algemene voorwaarden bij de offerte. Als je een digitaal aanbod doet, bijvoorbeeld een offerte per e-mail, kun je een PDF meesturen of een link naar het PDF bestand meesturen. Net zoals je bij een webwinkel ook een link naar een PDF mag plaatsen. Van belang is in dat geval dat de algemene voorwaarden door de klant opgeslagen kunnen worden.
Opslaan is essentieel
Het leveren en/of kunnen opslaan van de voorwaarden is essentieel. Het zorgt er namelijk voor dat jouw klant de voorwaarden nog eens na kan lezen en dat er duidelijkheid is over welke voorwaarden er golden ten tijde van het sluiten van de overeenkomst. Je zou in de tussentijd tenslotte de voorwaarden hebben kunnen wijzigen. Dat mag ook, maar die wijzigingen zijn pas van toepassing op overeenkomsten die na de wijzigingen zijn gesloten. Mensen die dus al eerder de overeenkomst hebben gesloten, hoeven alleen maar rekening te houden met de oude voorwaarden. Alleen omdat ze het op kunnen slaan, kunnen ze aantonen welke voorwaarden er geldig waren.
Verwijzen naar de Algemene Voorwaarden
Vergeet in je offerte niet te vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. De algemene voorwaarden zijn onderdeel van de overeenkomst. Je wil dus een akkoord op de offerte én op de algemene voorwaarden. De voorwaarden alleen maar meesturen is dus niet voldoende. Je moet er ook naar verwijzen op een manier waardoor duidelijk is dat de voorwaarden onderdeel uitmaken van jouw aanbod en dus later van de overeenkomst.
Lees ook:
– 5 misverstanden over algemene voorwaarden
– Een goede juridische offerte
– Gebruik van Algemene Voorwaarden
