Mag je klanten op de mailinglist zetten en ze een nieuwsbrief sturen? Ja, ook na de AVG mag dat nog. Maar alleen als de mails voldoende verband houden met wat de klanten gekocht hebben én je moet vooraf het recht van verzet hebben geboden. Schrijven ze zich uit, dan moet je de gegevens uit de lijst verwijderen.
Wie zijn je klanten?
Klanten mag je ongevraagd mailen. Het is dan geen spam. Maar wanneer mag je iemand een klant noemen?
In elk geval wanneer iemand iets gekocht heeft en dus een bedrag heeft betaald om een dienst of product af te nemen. Iemand die iets gratis gedownload heeft, is volgens de Autoriteit Consument en Markt geen klant. Kun je een boompje over opzetten, denk ik, maar goed.
In elk geval zijn mensen die alleen nog een offerte hebben opgevraagd geen klanten en mag je hen dus niet op deze e-maillijst zetten en niet ongevraagd mailen.
Recht van verzet
Je mag klanten niet helemaal ongevraagd mailen. Ze moeten daar vooraf van op de hoogte zijn gebracht. Je moet ze namelijk, voor je het e-mailadres krijgt, het recht van verzet hebben geboden.
“mits bij de verkrijging van de contactgegevens aan de klant duidelijk en uitdrukkelijk de gelegenheid is geboden om kosteloos en op gemakkelijke wijze verzet aan te tekenen tegen het gebruik van die elektronische contactgegevens”
Het recht van verzet kun je bieden wanneer iemand een product bij je koopt. In het bestelproces dus. Als je zou vinden dat het downloaden van een weggever iemand ook een klant maakt, is het dus niet voldoende om te te melden dat je iemand op de nieuwsbrieflijst zet. Je moet het recht van verzet hebben geboden óf iemand actief akkoord laten gaan met het krijgen van e-mails.
In het bestelproces zou je bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Wil je geen e-mails van ons ontvangen? Klik dan hier.” Je maakt daar vervolgens een link van of laat een vakje aanvinken. Met het recht van verzet laat je iemand dus actief iets doen. Het recht van verzet moet wel voldoende gemakkelijk zijn, dus je mag er niet te veel drempels voor opwerpen.
Alleen relevante e-mails
Je mag een klant niet op de algemene nieuwsbrieflijst zetten. Je mag een klant alleen mailen betrekking tot eigen gelijksoortige producten of diensten.
Alles wat in je e-mail staat moet dus voldoende gerelateerd zijn aan wat er eerder is gekocht.
Als iemand een bank gekocht heeft, mag je dus nog best mailen over dingen die daar bij passen, zoals kussens, een kleedje en een voetenbankje. Heeft iemand een cursus aangeschaft over onderwerp A, dan mag je de vervolgcursussen aanbevelen, het bijbehorende boek promoten, handige documenten mailen of een andere cursus aanraden die eraan verwant is.
Als je dus veel verschillende producten en diensten verkoopt is een algemene nieuwsbrief geen optie en zul je klanten alleen op de lijst mogen zetten die past bij wat ze hebben gekocht.
Berichten van derden
Je mag je klanten dus niet mailen over gelijksoortige producten of diensten die een ander te koop aanbiedt.
De identiteit van de verzender moet altijd (vooraf)duidelijk zijn. Ook voor zogenaamde ‘hostmailings’ moet daarom vooraf toestemming gevraagd worden.
Vraag je actief om toestemming en verstuur je alleen nieuwsbrieven aan mensen die zich daar actief voor inschrijven? Dan kun je bij die aanmelding natuurlijk wel duidelijk maken namens wie je nog meer berichten wil versturen.
Uiteraard moeten die gegevens ook terugkomen in de e-mail zelf.
Privacyverklaring
Je moet ook altijd de privacyverklaring aanbieden en daarin uitleggen dat je klanten, als ze zich daar vooraf niet tegen hebben verzet, e-mails zullen ontvangen.
Hierin vermeld je ook dat de klant steeds de mogelijkheid heeft zich weer uit te schrijven en hoe je met die uitschrijving omgaat.
Opt-out
Onder elke e-mail moet je de optie bieden dat iemand zich ook weer uit kan schrijven. Die uitschrijving moet net zo makkelijk zijn als de inschrijving. In dit geval zou je eigenlijk niet veel meer mogen vragen dan het klikken op een link. Eventueel mag je iemand dan nog naar een voorkeurenpagina sturen, als er meerdere opties zijn voor het ontvangen van de e-mails. Maar je mag geen onnodige drempels opwerpen voor het uitschrijven.
Zorg bovendien dat de gegevens vervolgens daadwerkelijk uit de lijst verwijderd worden. Alleen de persoon op ‘niet-actief’ zetten, is niet voldoende. Je verstuurt dan weliswaar geen spam meer, maar volgens de AVG mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig. Op het moment dat iemand zich heeft uitgeschreven is het niet nodig die gegevens nog langer in de e-maillijst te laten staan.
Eventueel kun je anonimiseren. Dan kun je bijvoorbeeld wel bijhouden tussen welke data er iemand ingeschreven stond, maar zie je niet meer wie dat dan geweest is. Zo kun je wel de statistieken behouden, zonder dat daar de persoonsgegevens voor nodig zijn.
E-mailadres niet gebruiken voor een ander doel
Je mag persoonsgegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor je ze verkregen hebt. Daarom is het ook zo belangrijk om in je privacyverklaring te vermelden dat je de gegevens niet alleen gebruikt om de bestelbevestiging en factuur te kunnen versturen, maar dat je het ook zal gebruiken om vervolgmails te zullen sturen.
Je mag het e-mailadres en de overige persoonsgegevens alleen niet voor ander doeleinden gebruiken. Daarom mag je na het uitschrijven de e-mailadressen niet bewaren om bijvoorbeeld voor remarketing in te zetten.
Mailen met toestemming
Klanten mag je dus mailen zonder toestemming, wanneer je ze vooraf het recht van verzet hebt geboden en wanneer je alleen mailt over eigen producten of diensten die in voldoende verband staan met wat ze al gekocht hebben.
Wil je mailen namens derden of wil je dat een derde een mailing van jou verstuurt, dan heb je daarvoor altijd vooraf toestemming nodig.
Wil je klanten op de algemene nieuwsbrieflijst zetten of wil je personen die (nog) geen klant zijn op je maillijst zetten, dan heb je daar ook altijd vooraf toestemming voor nodig.
Iemand mailen om op die manier om toestemming/opt-in te vragen (zoals Mailchimp voorstelt) mag dus niet.
