Algemene Voorwaarden zijn niet genoeg!
“Ik heb mijn algemene voorwaarden gedeponeerd bij de KvK”, “Ik heb algemene voorwaarden van iemand anders gekregen en die zelf aangepast”, “Ik heb in mijn algemene voorwaarden staan dat als de consument niet betaalt dat ze dan €150,- boete betalen”, “Mijn annuleringskosten zijn gewoon 100% hoor”.
Het hebben van algemene voorwaarden is nog niet genoeg. Ze moeten aan regels voldoen én je moet ze ter hand stellen om ervoor te zorgen dat ze onderdeel zijn van de overeenkomst.
Algemene voorwaarden volgens de wet
“algemene voorwaarden: een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd” art. 6:231 BW
LawStories in je mailbox?
Het belang van algemene voorwaarden
Laat ik voorop stellen dat je niet verplicht bent om algemene voorwaarden te hanteren. Je mag zo veel en zo weinig afspreken als je wil. Een lang en ingewikkeld contract met algemene voorwaarden van 1 pagina? Prima. Juist een kort contract van twee pagina’s, met algemene voorwaarden van 80 pagina’s? Tja, als jij dat wil…
Algemene voorwaarden zijn wel heel handig. Ze zijn als het ware een soort verzekering. Een vangnet, voor als het toch fout gaat. Je kunt klanten nog zo op basis van vertrouwen accepteren, maar wie zegt dat ze zo vriendelijk en betrouwbaar blijven? Heb je een verzekering, zoals een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, dan eisen zij soms dat je bepaalde regels in je algemenen voorwaarden opneemt. Als het goed is heb je algemene voorwaarden dus nooit nodig, maar ze wel hebben kan er voor zorgen dat je financiële risico een stuk kleiner is en je na ruzie met een klant niet meteen failliet gaat.
Regels die voor al je klanten hetzelfde zijn
Algemene voorwaarden zijn een set regels waar je niet zo snel veranderingen in aanbrengt. Het is natuurlijk verstandig om ze nog eens door te lopen bij een wetswijziging en ze eens in de zoveel tijd te laten herzien, omdat ze verouderd kunnen zijn of omdat je werkwijze of soort dienstverlening is gewijzigd, maar het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat je algemene voorwaarden bij elke overeenkomst weer wijzigt. Algemene voorwaarden zijn precies dat wat de naam al zegt: algemeen.
Je zet algemene voorwaarden in bij al je contracten. Het zijn de regels die je met al je klanten af wil spreken. Denk aan zaken als betalingsvoorwaarden, aansprakelijkheid en uitvoering van de opdracht. Alles wat per opdracht specifiek kan zijn, neem je op in een offerte of een contract. Samen met de algemene voorwaarden vormt dit de overeenkomst tussen jou en je klant.
Algemene voorwaarden voor consumenten of zakelijke klanten
Consumenten worden beter beschermd dan ondernemers. Er zijn dus regels die je wel in je algemene voorwaarden op mag nemen als je met andere ondernemers werkt, maar niet als je consumenten als klant hebt. Daar moet je rekening mee houden wanneer je algemene voorwaarden gaat of laat schrijven. Persoonlijk zou ik er al snel voor kiezen om voor consumenten andere voorwaarden te maken dan voor zakelijke klanten. Wanneer je maar weinig zakelijke klanten hebt, kun je er natuurlijk voor kiezen om hen simpelweg dezelfde rechten te geven als de consumenten die jouw klant zijn. Dan heb je geen aparte of ingewikkelde algemene voorwaarden nodig en je zakelijke klanten zullen er alleen maar blij mee zijn.
Grijze en Zwarte lijst
Sommige zaken mogen absoluut niet in je algemene voorwaarden voorkomen. Vooral niet, wanneer jouw klanten meestal consumenten zijn. Deze staan in de zogenaamde zwarte lijst. Je mag bijvoorbeeld niet zeggen dat je klant wel moet betalen, maar jij je product of dienst niet zal leveren. Je mag de bevoegdheid tot ontbinding ook niet beperken. Ook mag je de verjarings- of vervaltermijn nooit verkorten tot een jaar. Dacht je overal wel onderuit te komen door jouw klant het recht te ontnemen om bewijs aan te leveren? Jammer joh, ook dat mag je niet via de algemene voorwaarden uitsluiten. Zo zijn er nog meer bepalingen in de zwarte lijst.
Er is ook nog een grijze lijst met bepalingen die je meestal niet in je algemene voorwaarden op mag nemen, omdat deze vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn jegens consumenten. Zo mag je niet opnemen dat je nooit schadevergoeding hoeft te betalen. Je mag ook niet zeggen dat bij beëindiging van de overeenkomst (behoudens wanprestatie door je klant), jouw klant nog een geldsom moet betalen. Ofwel: je mag nooit 100% annuleringskosten rekenen. Een vergoeding voor gemaakte kosten, geleden verlies of gederfde winst mag wel. De opzegtermijn voor je klant mag nooit langer zijn dan jouw eigen opzegtermijn. Ook deze grijze lijst is nog een stukje langer.
Als deze bepalingen toch in je algemene voorwaarden staan, zijn deze nietig of kunnen ze vernietigd worden, waardoor je geen beroep mee kunt doen op deze bepalingen.
Branchegerelateerde voorwaarden
Soms schrijft je branchevereniging voor dat bepaalde regels in de voorwaarden opgenomen moeten worden. Of je bent bij de levering van een bepaald soort dienst verplicht om over bepaalde zaken te informeren via je algemene voorwaarden. Zoek dat uit en let daarop wanneer je voorwaarden gaat schrijven of laat schrijven. Je kunt dan niet meer uit de voeten met zeer algemene voorwaarden die je ergens van internet kunt plukken.
“Ik heb geen algemene voorwaarden, maar leveringsvoorwaarden”
Joh, geef het beestje een naam. Zolang die elkaar opvolgende cijfers, letters, woorden en zinnen onder de definitie van te wet vallen (zie bovenaan), dan zijn het voor de wet algemene voorwaarden en zijn dus alle regels over algemene voorwaarden hierop van toepassing. Dus als jij leveringsvoorwaarden of huisregels beter vind klinken, ga dan vooral je gang en gebruik dat. Je moet hooguit uitkijken dat je niet een woord kiest dat jouw klant misleidt.
Ter hand stellen
Algemene voorwaarden zijn nog zo leuk, maar als je ze niet ter hand hebt gesteld, was al je geld en/of moeite voor niets. Jouw klant moet namelijk de algemene voorwaarden wel aanvaarden. Het wordt nogal lastig om iets te aanvaarden waarvan niet duidelijk was dat ze bij de overeenkomst hoorden. Je moet je klant de redelijke mogelijkheid hebben geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Alleen maar noemen dat er algemene voorwaarden zijn, is dus niet genoeg. In de rechtspraak is inmiddels uitgemaakt dat het belangrijk is dat jouw klant de voorwaarden gemakkelijk kan opslaan (als PDF). Daarmee voorkom je bovendien een discussie over welke versie van de algemene voorwaarden van toepassing is. Ter hand stellen kun je doen door ze simpelweg mee te sturen met je offerte of door bijvoorbeeld een link naar de voorwaarden op nemen in je offerte of e-mail. Je kunt ze natuurlijk ook gewoon achter je offerte plakken of als je nog met papieren offertes werkt zou je ze achterop kunnen printen.
Alleen maar noemen dat er algemene voorwaarden zijn, is dus absoluut niet genoeg.
Moment van ter hand stellen
Daarnaast is nog belangrijk wanneer je de algemene voorwaarden ter hand stelt. Ze worden een onderdeel van de overeenkomst. Dat betekent dat de algemene voorwaarden dus ter hand gesteld moeten zijn, voor er sprake is van een overeenkomst. Meesturen met de factuur is daarom altijd te laat. Als je een factuur stuurt, is er tenslotte al een overeenkomst. Er zijn al afspraken gemaakt. Als je de voorwaarden pas meestuurt met een factuur, zeg je eigenlijk: “Ja, we hebben wel afspraken gemaakt, maar ik wijzig ze nog even eenzijdig. O ja, je kunt er trouwens niet meer onderuit.” Dat is natuurlijk niet eerlijk, daarom mag dat ook niet op die manier. De beste manier is om het mee te sturen met een offerte. Maak je geen gebruik van een offerte, maar wel van een contract, dan kun je het ook meesturen met het contract. Pas als de wederpartij (jouw klant) akkoord gaat met het contract, hebben jullie een overeenkomst. Maak je normaal alleen mondeling afspraken? Ik zou je per definitie willen adviseren ze toch op papier te zetten. Al is het maar een samenvatting per e-mail. De ander zou de afspraken anders hebben kunnen onthouden. Als ze op papier staan, is duidelijk wat de afspraken zijn. Als je dan toch die afspraken mailt, kun je meteen de algemene voorwaarden meesturen.