Zo word jouw organisatie AI geletterd

Wie moet AI geletterd zijn?

Iedereen die ook maar iets met AI doet binnen de organisatie, moet AI-geletterd zijn. Zelfs de zzp’ers of freelancers die je inhuurt. Volgens de AI Act moeten personeel en andere personen die namens de organisatie AI gebruiken, AI-geletterd zijn.

De Autoriteit Persoonsgegevens formuleert dat als volgt: “Ontwikkelaars van AI-systemen en organisaties die gebruikmaken van AI-systemen moeten vanaf 2 februari 2025 zorgen dat hun werknemers ‘AI-geletterd’ zijn. Dat betekent dat mensen die binnen of namens de organisatie AI-systemen gebruiken, voldoende kennis, vaardigheden en begrip moeten hebben om AI op een verantwoorde manier in te zetten. Zowel op technisch als op praktisch, sociaal en ethisch gebied.”

Dat betekent dat je eerst goed op de hoogte moet zijn van welke AI je eigenlijk in je organisatie gebruikt. Alleen dan weet je namelijk wie je precies AI-geletterd moet maken.

Gebruik je bijvoorbeeld AI bij de toegangspoorten van een gebouw of gebruik je AI voor de analyse van bewakingsbeelden, dan zullen de beveiligers AI-geletterd moeten zijn, ook als ze zelf niet of nauwelijks door hebben dat AI gebruikt wordt

De marketingafdeling die verschillende AI-tools inzetten om hun werk te versnellen of te verbeteren, moeten op een hoog niveau AI-geletterd zijn, omdat ze veel moeten weten van de tools zelf, maar ook van de impact ervan.

Huur je zzp’ers in, dan moeten die ook AI-geletterd zijn wanneer zij AI inzetten bij hun werk.

Zzp’er: zorg dat je AI geletterd bent

Wil je bij het uitvoeren van je opdracht AI inzetten? Dan doe je dat voor of namens je opdrachtgever. Jij bent daarom verplicht om AI geletterd te zijn. Je mag niet teveel op een werknemer lijken, dus een cursus volgen bij je opdrachtgever zit er waarschijnlijk niet in. Hoe toon je dan aan dat je voldoende AI geletterd bent?

• Zorg dat je zelf voldoende kunt vertellen over de tools en toepassingen die je gebruikt, welke soort informatie en gegevens je gebruikt en leg uit wat volgens jou de kansen en risico’s zijn.
• Laat zien dat je cursussen of workshops gevolgd hebt. Zowel voor algemene AI-geletterdheid als specifiek voor de tool of toepassing dat je wil gebruiken.
• Toon met certificaten aan welke kennis je in huis hebt.

Wanneer is het niveau toereikend?

Iedereen moet op zijn of haar eigen niveau AI-geletterd zijn.

Of zoals de Autoriteit Persoonsgegevens zegt: “Welke kennis en vaardigheden medewerkers nodig hebben, kan verschillen per situatie. Het is onder meer afhankelijk van de context waarin het systeem wordt ingezet en wat de risico’s zijn.”

Dat betekent dat de medewerkers die alleen zoiets als ChatGPT gebruiken voor wat tekstverwerking op een veel lager niveau AI-geletterd hoeven te zijn, dan bijvoorbeeld de marketingafdeling waarbij AI gebruikt wordt dat veel impact heeft op de privacy van personen.

Wees je ervan bewust dat steeds meer AI geïntegreerd raakt in software dat we al gebruiken. Daardoor is de kans groot dat vrijwel iedereen binnen een organisatie een bepaald niveau van AI geletterdheid moet hebben.

Begin daarom bij de basis voor iedereen en bouw het daarna op of maak het specifieker afhankelijk van wat passend is bij het AI gebruik van bepaalde groepen personen binnen de organisatie.

Welke maatregelen moet je treffen om mensen AI-geletterd te krijgen?

De AI Act schrijft niet voor welke maatregelen je moet treffen om personen AI-geletterd te krijgen. Je mag dus kiezen hoe je dat doet, als je maar een toereikend niveau bereikt. Dat zegt ook de Autoriteit Persoonsgegevens: “Welke maatregelen organisaties precies moeten nemen om AI-geletterdheid bij hun personeel te bevorderen, staat niet in de wet. Dit vraagt een hoge mate van volwassenheid en creativiteit van organisaties om aan deze verplichting te voldoen.”

Belangrijk is natuurlijk wel om zeker te weten dat iemand AI-geletterd is of is geworden. Alleen een document opstellen dat iemand verplicht moet lezen zal niet snel voldoende zijn. Wie heeft er nou zin of tijd om dat te lezen? Het wordt voor kennisgeving aangenomen en verdwijnt onderaan het to-do lijstje. En je weet wat er gebeurt met eenzaam onderaanhangende to-do’s. Precies, die worden nooit uitgevoerd.

Je zou natuurlijk eerst kunnen beginnen met een test om te bepalen welk niveau iemand al heeft. De ene persoon heeft nog nauwelijks een idee van wat AI eigenlijk is, terwijl een ander zelf meedenkt of zelfs meebouwt aan AI modellen. Zo kun je voorkomen dat je medewerkers een cursus laat doen met basisinformatie, terwijl zij al veel meer kennis en begrip van AI hebben. Daardoor heb je alleen maar gefrustreerde werknemers en weggegooide uren.

Voorbeelden van de maatregelen die je kunt nemen om personeel AI-geletterd te krijgen:

• Een enquête, quiz of examen om kennis te testen of niveau te bepalen
• Algemene AI-geletterdheid workshop of cursus laten volgen (ethische en sociale kennis en begrip)
• Én specifieke cursussen of workshops voor de tools die ze gebruiken (technische kennis en vaardigheden)
• Gezamenlijk een simulatie of ander spel doen rondom AI, waarmee spelgewijs de kennis wordt opgedaan en bewustwording wordt gekweekt

4 stappen om je organisatie AI-geletterd te krijgen

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet het bestuur van een organisatie in elk geval een plan opstellen om de organisatie AI-geletterd te krijgen. Er moet ook budget worden vrijgemaakt om AI-geletterdheid binnen de organisatie te bevorderen. Vervolgens moet ook vastgelegd worden wie er verantwoordelijk is voor de AI-geletterdheid en wie er de regie over heeft. Periodiek er geëvalueerd worden, zodat de voortgang en verantwoordelijkheid besproken en vastgelegd kan worden.

Stap 1: Inventariseer de gebruikte AI-systemen

Maak een overzicht van alle AI-systemen die binnen de organisatie gebruikt worden. Vul dit overzicht aan wanneer er nieuwe AI-systemen worden gebruikt of AI-systemen worden vervangen of juist niet meer gebruikt worden.

Bepaal ook het doel en de inzet van deze systemen. Met name de tools met veel toepassingsmogelijkheden, zoals ChatGPT, Copilot, Gemini en DeepSeek, kunnen op verschillende manieren worden ingezet. De manier waarop het gebruikt wordt, de toepassing en dus ook het doel, bepaalt mede wat het risico is en dus hoeveel kennis er nodig is over die tools.

Leg daarom ook vast wie deze tools en AI-systemen gebruikt of gaat gebruiken. Immers heeft niet iedereen dezelfde kennis nodig. Door te weten wie welke tools gebruikt, kun je ook beter bepalen wie welke kennis op moet doen.

Stap 2: Personen en doelen bepalen

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt deze stap het bepalen van doel en prioriteiten.

Maar waar het eigenlijk om gaat is een overzicht maken van de personen binnen de organisatie en vastleggen wie wat moet weten.

In de vorige stap is al vastgelegd welke AI-systemen gebruikt worden en wie dat doet, zodat zij daar voldoende over kunnen leren. Daarnaast zijn er echter ook mensen, denk aan leidinggevenden, die misschien zelf niet de systemen en tools gebruiken, en dus ook niet precies hoeven te weten hoe het werkt, maar wel moeten weten dat die systemen gebruikt worden en wat de impact ervan is.

Stap 3: Uitvoeren, strategie en actie

Door de stappen 1 en 2 weet je wie er wat (niveau) en waarover moet weten.

Nu is het tijd om dat ook uit te gaan voeren en ervoor te zorgen dat de juiste personen de juiste kennis en vaardigheden krijgen.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens: “Denk aan het creëren van bewustzijn door middel van trainingen die ethische, technische en juridische aspecten van
AI-systemen onder de loep nemen.”

De Autoriteit Persoonsgegevens beveelt ook aan dat, met name grotere, organisaties een AI-officer aanstellen, die de AI-geletterdheid van de organisatie in de gaten kan houden en ervoor kan zorgen dat iedereen op het juiste niveau AI-geletterd blijft.

Ook stelt dat Autoriteit Persoonsgegevens voor dat er een document komt over hoe er binnen de organisatie omgegaan wordt met AI. Dat document moet bij elke afdeling hoog op de agenda staan. Daar houdt de AI-officer toezicht op.

Stap 4: Evalueren

AI-geletterdheid is niet een momentopname, maar iets dat juist ongoing is. Het is een constant proces. Daarom moet ook met regelmaat gecontroleerd worden hoe het staat met de AI-geletterdheid binnen de organisatie.

De Autoriteit Persoonsgegevens stelt periodieke rapportages of interne of externe audits voor als evaluatie. Maar ook periodieke nulmetingen, zoals de enquêtes en tests onder medewerkers, zijn een goede optie volgens de autoriteit.

Op basis van de evaluaties kan er opnieuw beleid worden opgesteld, doelen worden bepaald en nieuwe strategieën worden ingezet.

AI-geletterdheid bewijzen

Hoe zorg je ervoor dat je bewijst dat je organisatie AI-geletterd is?

Dat doe je met name door te zorgen voor een AI-beleid, het afnemen van evaluaties en examens bij medewerkers en het opnemen van resultaten in een, minimaal jaarlijks, rapport.

Neem AI-geletterdheid op in je AI-beleid

AI-geletterdheid is natuurlijk niet iets eenmaligs. Je moet het onderhouden.

• Je moet zorgen dat nieuwe medewerkers AI-geletterd worden
• Als er iets verandert in het bedrijf of in de gebruikte tools is er een update nodig
• AI verandert en zal in steeds meer software geïntegreerd raken, waardoor meer mensen AI-geletterd moeten worden én de anderen op dit onderdeel AI-geletterd moeten raken

Neem daarom in je AI-beleid op hoe je ervoor zorgt dat iedereen op een passend niveau AI-geletterd is. Neem je het mee in de inwerkperiode of het ‘onboarding’ traject? Krijgen mensen verplicht een jaarlijkse cursus of kunnen ze op een andere manier aantonen nog AI-geletterd te zijn? Je mag het zelf bepalen, als je maar dat passende niveau per medewerker bereikt én onderhoudt.

Het hebben van een AI-beleid is bovendien weer gunstig in het kader van de verplichte AI-governance.