Welke incassokosten mogen gerekend worden?
Wanbetalers. Als er iets is waar ondernemers een hekel aan hebben, zijn het wel de wanbetalers. Producten en diensten zijn al geleverd, maar vervolgens wordt er niet betaald. Achter je geld aanzitten kost tijd (en daarmee geld). Bovendien loop je in theorie ook rente mis. Nou ja, laten we zeggen dat je als ondernemer ook rood kunt staan en rente moet betalen, als je klant niet op tijd betaald heeft. Het is dus wel degelijk voor de liquiditeit van een onderneming van belang dat facturen tijdig betaald worden.
Discussie over de factuur?
Allereerst moet je voorkomen dat er überhaupt discussie bestaat over de factuur. Stel dat het product nooit geleverd is, dan zal de klant daar ook nog niet voor willen betalen. Los daarom eerst alle onenigheid over het inhoudelijke deel op, voor je een incassotraject ingaat.
LawStories in je mailbox?
Consument of Bedrijf?
Welke incassokosten en rente je mag rekenen, is afhankelijk van de vraag of de wanbetaler een consument of een ondernemer (een rechtspersoon of een natuurlijk persoon in de uitoefening van beroep of bedrijf) is. Voor beide gelden namelijk enigszins verschillende regels en vooral verschillende rentetarieven.
Incassotraject bij Consumenten
Is een consument je klant en heeft deze de factuur niet op tijd betaalt? Je moet eerst een herinnering sturen, waarbij de consument nog 14 dagen de tijd moet krijgen om te betalen. Dat is de zogenaamde ’14-dagenbrief’. Als de consument dan nog niet betaalt mogen er incassokosten en wettelijke rente in rekening gebracht worden. Deze tarieven liggen vast en daar mag niet van worden afgeweken. Ook vooraf contractueel niet.
14-dagenbrief
Een herinnering met ‘je moet betalen pannenkoek’, is helaas niet genoeg.
Aan deze herinneringsbrief worden eisen gesteld. Althans, als je de eerstvolgende keer incassokosten en rente wil kunnen berekenen. Het volgende moet er in elk geval in staan:
Wettelijke rente consumenten
De wettelijke rente voor niet-handelstransacties is op dit moment 2% op jaarbasis. Dat wil dus zeggen dat pas wanneer de consument een jaar te laat is met betalen, je 2% rente ontvangt op het oorspronkelijke factuurbedrag (de hoofdsom). Je mag alleen rente rekenen over de hoofdsom en dus niet over de incassokosten. Het innen van rente kan hierdoor soms meer kosten dan het oplevert.
Incassokosten
De bedragen die als incassokosten gerekend mogen worden zijn voor consumenten en bedrijven hetzelfde.
Over incassokosten schreef ik in 2012, toen deze wet in werking trad, al een blogpost.
Incassokosten mogen minimaal €40,- zijn. Daarna gaat het op basis van een percentages, afhankelijk van de hoofdsom.
Tot €2.500 – 15%
€2.500 – €5.000 – 10%
€5000 – €10.000 – 5%
€10.000 – €200.000 – 1%
> €200.000 – 0.5% (maximaal €6.775)
Als het openstaande bedrag €4.000,- is, mogen er dus incassokosten gevorderd worden die berekend is met 15% over de eerste €2.500 (= €375) en 10% over de overgebleven €1.500 (= €150). Dat is in totaal €525,- aan incassokosten voor een openstaande vordering van €4000,-.
Incassokosten en rente voor consumenten berekenen
Gratis tip van Flip: Consuwijzer (het consumentenloket van toezichthouder ACM), heeft een rekenhulp voor incassokosten beschikbaar gesteld. Natuurlijk met de bedoeling zodat consumenten kunnen controleren of de kosten die een ondernemer in rekening brengt wel terecht zijn. Maar je kunt het als ondernemer ook uitstekend gebruiken om te bepalen hoeveel incassokosten en wettelijke rente je mag berekenen.
Incassotraject bij wanbetalende bedrijven
Ondernemers worden minder goed beschermd dan consumenten. Je mag bij zakelijke wanbetalers daarom veel strenger zijn. Zo is een veertiendagenbrief niet nodig als er een zogenaamde fatale termijn werd gesteld. Als er niet binnen die termijn wordt betaald, mogen meteen incassokosten en rente gerekend worden. Een herinnering zonder extra kosten is echter wel gebruikelijk.
Wettelijke rente vs Contractuele rente
Terwijl je bij consumenten alleen wettelijke rente in rekening mag brengen, is het bij zakelijke klanten mogelijk om contractuele rente in rekening te brengen. Je moet daarover wel vooraf afspraken hebben gemaakt. Vandaar de term contractuele rente. Het is rente die in het contract staat. In theorie mag dit oneindig hoog zijn, maar meestal worden er enkele procentpunten per maand overeengekomen. Dan is nog de vraag of je ook rente op rente mag rekenen of dat dit percentage altijd alleen gerekend mag worden over de hoofdsom.
Voor zakelijke overeenkomsten geldt overigens een andere wettelijke rente dan voor consumenten. De zogenaamde handelsrente. Is er geen contractuele rente overeengekomen, dan kun je alleen deze wettelijke handelsrente vorderen bij een te late betaling. Op dit moment bedraagt de wettelijke handelsrente 8% per jaar. Dit percentage kan wijzigen, dus het is verstandig om op rijksoverheid.nl te controleren wat de rente van dat moment is. Wijzigingen kunnen twee keer per jaar plaatsvinden.
Incassokosten ondernemers
Ook bij handelstransacties, dus tussen twee bedrijven, mogen bij een te late betaling incassokosten in rekening gebracht worden. Dit mag meteen nadat de betalingstermijn is verstreken. Een herinnering is niet nodig. Ook hier geldt weer dat incassokosten minimaal €40,- mogen zijn en dat verder, als er niets is afgesproken, de percentages gelden, zoals die ook voor consumenten gelden.
Net als bij de rente, mag je voor de incassokosten ook vooraf andere afspraken maken. Werk je bijvoorbeeld altijd met hetzelfde incassobureau en werken zij met bepaalde tarieven, dan zou je die in het contract met je klant of in je algemene voorwaarden op kunnen nemen, zodat je nooit meer geld kwijt bent aan het incasseren van de vordering dan de kosten die je van je klant kunt vorderen. Op die manier ben je er bijna van verzekerd dat je altijd de hoofdsom zult ontvangen.
Wettelijke betalingstermijn ondernemers
Het is verstandig vooraf een betalingstermijn overeen te komen. Zo komt niemand voor verrassingen te staan. Zet de betalingstermijn dus niet alleen op de factuur, maar noem hem alvast in de offerte of neem het op in je algemene voorwaarden. Heb je daarover vooraf geen afspraken gemaakt, dan gelden de wettelijke termijnen. Eigenlijk zijn dat geen betalingstermijnen, maar het zijn deadlines vanaf wanneer er rente en incassokosten in rekening gebracht mogen worden.
Standaard moet er binnen 30 dagen betaald worden.
Dit mag korter zijn, als dat vooraf is afgesproken. Je mag dan ook eerder rente en incassokosten in rekening brengen. Een termijn van langer dan 30 dagen, tot maximaal 60 dagen, mag alleen:
Een termijn van langer dan 60 dagen, met een maximum van 90 dagen, mag alleen worden overeengekomen:
