Summer School: 7 Tips voor een mondelinge overeenkomst
“Wij hebben een mondelinge afspraak gemaakt met een videograaf om videoportretten te maken in aanloop naar een event. We zouden daar een DVD van krijgen. De filmer is bij sommige personen wel langs geweest, maar filmpjes hebben wij nooit gezien of gekregen. De geportretteerden overigens ook niet. We hebben wel een aanbetaling gedaan van €1000,-. Het evenement is inmiddels geweest, dus bij de filmpjes hebben wij geen baat meer. Kunnen we nog geld terugvragen van deze videograaf?”
Deze vraag kreeg ik. Het is een mondelinge overeenkomst. Het is inmiddels al te laat, maar ik vertel je graag hoe je goede (mondelinge) afspraken maakt én wat er nu eventueel nog te doen valt.
Mondelinge overeenkomst is ook een overeenkomst
Sommige mensen zijn in de veronderstelling dat een mondelinge overeenkomst geen rechtsgeldige overeenkomst zou zijn. Dat is onjuist. Ook een mondelinge overeenkomst is een rechtsgeldige overeenkomst. Het probleem is het bewijs. Weet en begrijpt iedereen goed wat er onderling is afgesproken? Als het achteraf mis gaat, hoe toon je dan aan wat er is afgesproken? Dat is lastig bij een mondelinge overeenkomst. Daarom zijn schriftelijke overeenkomsten aan te raden. Maar goed, dat wil of kan niet iedereen.
LawStories in je mailbox?
Spreek alles uit
Mondelinge overeenkomsten gaan vaak snel. “Kun je filmpjes maken voor ons event?” – “Ja, voor €1000,-” – “Oké, krijgen we de filmpjes ook op DVD?”- “Uiteraard”
Duidelijk. Klaar. Toch?
Maar hoeveel filmpjes worden er gemaakt? Hoe lang zijn ze? Wanneer worden ze geleverd? Hoe mogen ze gebruikt worden? Mag alleen de organisatie van het event de filmpjes gebruiken of ook de geportretteerden? Mag de organisatie het filmpje nog aanpassen? Moet er naamsvermelding bij? Wanneer gaat er betaald worden? En ga zo maar door.
Ga niet zomaar ergens van uit. Stel controlevragen. Benoem alles. Ook de zaken die jij zelf normaal of logisch vindt. Ook wat jij voor jouw branche gebruikelijk vindt – je doet namelijk zaken met iemand uit een andere branche, waar misschien wel weer andere zaken gebruikelijk zijn. Bespreek liever te veel dan te weinig.
Maak je afspraken meetbaar
Het is net een marketingplan. Maak het meetbaar. Spreek concrete zaken af. Data, hoeveelheden, bedragen etc.
Schrijf het toch maar op
Maak een gespreksverslag of schrijf een samenvatting. Maak aantekeningen tijdens het gesprek. Zo kun je zelf goed onthouden wat er besproken is en dit maakt het later ook makkelijker om aan te tonen wat er hoogstwaarschijnlijk is afgesproken of in elk geval besproken. Nee, geen hard bewijs, maar beter dan niets.
Bij voorkeur stuur je de samenvatting, aantekeningen of het gespreksverslag nog naar de andere partij op ter goedkeuring.
Houd controle op de voortgang
Is het een wat langerlopend project, probeer controle te houden op de voortgang. Vraag hoe het gaat of je misschien al iets kunt zien van wat er gedaan is etc. Dat is nog makkelijker als je ook tussentijdse (meetbare!) doelen hebt afgesproken. Merk je dat het niet goed gaat, kun je bijsturen, nieuwe afspraken maken of iemand zelfs in gebreke stellen. Dat laatste is belangrijk als je uiteindelijk (een deel) niet wil betalen.
Geef de kans te herstellen
Natuurlijk ga je er vanuit dat het allemaal gewoon goed gaat. Meestal gaat het ook gewoon goed natuurlijk. Merk je dat het niet goed gaat, stel iemand in gebreke en geef een redelijke termijn om alsnog te herstellen of alsnog te leveren. Nakoming, noemen we dat.
Als er sprake is van een fatale termijn, dat wil zeggen een datum voor wanneer een product of dienst echt geleverd moet zijn, omdat ander alles in de soep loopt, en deze datum ook zo is afgesproken, is het niet meer altijd nodig om iemand nog in gebreke te stellen. De ander is dan meteen in verzuim. Je hoeft dan ook geen redelijke termijn voor nakoming meer te geven. Nakoming is dan immers blijvend onmogelijk geworden, zoals we dat noemen.
Wat hadden de organisatoren uit het voorbeeld moeten doen?
Zoals in het voorbeeld uit de inleiding: de filmpjes waren ter promotie van het evenement. Als het evenement al heeft plaatsgevonden, zullen de filmpjes het event niet meer kunnen promoten. Filmpjes ter promotie van het evenement leveren is dan blijvend onmogelijk geworden.
Ze hadden daarom tussentijds al eens moeten vragen naar de stand van zaken. Als ze het goed gedaan hebben, was er een datum afgesproken waarop de filmpjes geleverd hadden moeten worden. Ze hadden in elk geval op die datum kunnen vragen waar de filmpjes bleven en eventueel een nieuwe afspraak kunnen maken.
Wanneer mag je geld terug eisen?
Wanneer kun je terecht zeggen dat je niet zult betalen of slechts een deel zult betalen of een aanbetaling terug wil?
Dat hangt grotendeels af van de afspraken. Als iemand niet levert en al gewaarschuwd is (in gebreke is gesteld), dan is iemand in verzuim en mag je de overeenkomst ontbinden. Dat wil zeggen dat er niet meer geleverd hoeft te worden, maar dat je ook niet meer hoeft te betalen. Als er gedeeltelijk wel al geleverd is en dat niet meer terug te draaien valt, wat met name het geval is bij een dienst, kan het zijn dat je wel nog een deel moet vergoeden.
In het voorbeeld van de inleiding is er helemaal niets geleverd en is nakoming blijvend onmogelijk. Ze kunnen de overeenkomst ontbinden en de aanbetaling terugeisen. Daar zal de opdrachtnemer niet zo blij mee zijn. Het kan daardoor soms lastig zijn het geld alsnog terug te krijgen. Een incassobureau kan uitkomst bieden.
7 tips bij mondelinge overeenkomsten
– Spreek alles uit, ook wat heel logisch lijkt
– Maak meetbare afspraken
– Maak een gespreksverslag van de mondelinge overeenkomst
– Stuur het gespreksverslag of een samenvatting met de afspraken naar de tegenpartij ter goedkeuring
– Grijp tijdig in wanneer het mis lijkt te gaan
– Stel iemand eerst in gebreke en geef tijd voor nakoming
– Als nakoming uitblijft of niet meer mogelijk is kun je de overeenkomst ontbinden en kan de aanbetaling teruggevraagd worden
Lees ook:
– Wij kunnen elkaar toch vertrouwen?
– Juridisch zaken doen met vrienden en familie
– Waarom zou ik alles op papier zetten?
– Wind er geen doekjes om
– Samen-werken of samen strijden?
