3 tips bij B2B wanbetalers

Tip 1: Kom een betalingstermijn overeen

Surprise! Surprise! Mijn eerste tip is om een betalingstermijn overeen te komen. Geen verrassing natuurlijk. Je mag immers juist een eigen betalingstermijn overeenkomen. Die mag dus ook korter zijn dan 30 dagen.
Neem het liefst je betalingstermijn al op in je offerte en/of algemene voorwaarden. Komt de andere partij dan terug op die betalingstermijn, kun je eenvoudigweg aangeven dat ze eerder al met een andere termijn akkoord zijn gegaan en ze zich daar dus aan te houden hebben. De andere partij kan overigens niet na het sluiten nog eenzijdig zeggen dat de betalingstermijn langer is. In dat geval is er geen betalingstermijn overeengekomen en geldt de standaardtermijn van 30 dagen.
Het is steeds gebruikelijker om een betalingstermijn van 14 of 15 dagen te hanteren.

Tip 2: Contractuele Rente en Incassokosten

Zoals er een regeling is voor de betalingstermijnen is er ook een regeling voor rente en incassokosten. Worden daar geen afspraken over gemaakt, dan gelden de wettelijke rente en incassokosten.
Voor de incassokosten is door de minister een staffel bepaald, waarvan ten aanzien van particulieren niet negatief afgeweken mag worden. In het geval van een overeenkomst tussen twee ondernemers mag daar dus wel contractueel van afgeweken worden.
Datzelfde geldt voor de rente. De wettelijke rente is de basis. Voor B2C contracten is deze op dit moment 2% op jaarbasis en voor B2B contracten (handelstransacties) is de rente op dit moment 8% op jaarbasis. Bij niet-handelstransacties (B2C) mag niet van de wettelijke rente worden afgeweken. Bij handelstransacties mag je contractueel een andere rente overeenkomen. Bijvoorbeeld een bepaald percentage per maand in plaats van per jaar.

Laten we wel wezen, het is een paardenmiddel. Dat zet je liever niet in. Maar wie telkens na herinneringen weigert te betalen, wil nog wel eens schrikken van een e-mail met deze extra kosten. Dreigen met deze kosten is in de meeste gevallen al genoeg om alsnog de hoofdsom betaald te krijgen. Anderen laten het er alsnog op aankomen en zullen op de blaren moet zitten door incassokosten en wettelijke rente te moeten betalen. Even afkloppen, maar ik heb hierdoor nog nooit een incassobureau in hoeven schakelen. En als ik dat wel zou moeten doen, dan zorgen mijn contractuele rente en contractuele incassokosten ervoor dat het inschakelen van een incassobureau mij niet meer al te veel kan kosten (ten opzichte van de hoofdsom).

Lees meer over de rechten en verplichtingen bij een incassotraject.

Tip 3: Bewaak je termijnen zorgvuldig

Zorg dat je een goed systeem hebt waarmee je de termijnen kunt bewaken. Zo hebben wij een systeem waarin automatisch opduikt wanneer iemand nog niet betaald heeft. Dat zien we vanaf de dag volgend op de laatste dag van de betalingstermijn. Op die dag gaat de eerste, vriendelijke herinnering de deur uit. Meestal geven we dan nog een dag of 3 om alsnog te betalen, waarbij we wel rekening houden met bijvoorbeeld het weekend en feestdagen. Ook dat gaat het systeem in, zodat we kunnen zien wanneer die herinnering gestuurd is. Na die drie of vier dagen gaat de volgende, ietsje minder vriendelijke herinnering de deur uit. Een laatste kans om alsnog te betalen. Afhankelijk de partij die moet betalen noemen we meteen al de incassokosten en rente of blijft de herinnering toch nog redelijk vriendelijk. Bij de derde of vierde keer komen alle kosten erbij. Lik op stuk beleid is nodig, anders kun je eeuwig op je geld blijven wachten. De gewone betalingstermijn is immers al voorbij. Kans genoeg gehad en je bent al een week vriendelijk geweest. Daarna mag best duidelijk worden dat jij ook gewoon rekening hebt die betaald moeten worden.

Stuur op tijd een aanmaning

Extra Tip: Volg je gevoel

Brrrrrr, wat klinkt dit zweverig zeg. Ben ik dus helemaal niet van. Ik rationaliseer zelfs wel eens te veel. Maar als ik iets als ondernemer geleerd heb de laatste jaren is het toch wel om op mijn gevoel te vertrouwen. Neem geen mensen of bedrijven als klant aan als dat niet goed voelt. Als het vooraf al niet goed zit kan dat gevolgen hebben voor de samenwerking. Een opdrachtgever die overmatig klaagt of veeleisend is en veel meer wil dan jullie vooraf hebben afgesproken. Of iemand die achteraf niet wil betalen of zijn eigen betalingsvoorwaarden oplegt. Wees eens eerlijk: had je dat niet heel vaak vooraf eigenlijk al wel door?

Veel advocaten werken met een voorschot. Wij doen dat heel vaak niet. Komt omdat ik zelf ook gewoon liever gelijk oversteek of achteraf betaal. Toch maken wij er soms gebruik van om mensen vooraf (een deel) als voorschot te laten betalen. Bijvoorbeeld wanneer iemand (nog) geen onderneming heeft. Dat verkleint het incassorisico. En als iemand wel vlot het voorschot betaalt, is dat vaak een teken dat een factuur achteraf ook wel op tijd betaald zal worden.

Even afkloppen

Ik moet wel even afkloppen hoor (heb je die zweefteef weer, maar je begrijpt best wat ik bedoel). Ja, zelfs wij als juristen hebben wel eens last van wanbetalers. Gelukkig hebben we nog nooit een incassobureau in hoeven schakelen. Beter nog: we hebben zelfs klanten die op dezelfde dag en soms zelfs al binnen een half uur hun factuur via iDeal aan ons betalen! Lang leven het (Sisow) iDeal linkje dat we met een factuur meesturen!

Kortom, zorg voor een goede bedrijfsstructuur en zorg dat je systeem op orde is. Factureer op tijd. Wacht daar niet te lang mee. Al is het maar omdat je klanten op een gegeven moment vergeten zijn wat je voor ze gedaan hebt en dat ze dat nog moeten betalen. Bovendien betalen mensen graag zodra ze iets ontvangen hebben waar ze tevreden over zijn, dus zorg dat het gevoel van tevredenheid en de ontvangst van de factuur dicht bij elkaar liggen. Heb je hulp nodig bij het inrichten van je bedijfsprocessen? Neem vooral contact op, ik help je graag!