12 tips voor meer Focus in je werk (boekrecensie)

Het boek Focus aan/uit van Mark Tigchelaar en Oscar de Bos heb ik nu twee keer gelezen. Kon namelijk niet alles meteen onthouden, maar dat komt vast omdat ik niet een van de andere boeken van Mark Tigchelaar gelezen had. De belangrijkste zaken wil ik niet vergeten en dan schrijf ik het altijd even op. Waarom zou ik dat niet meteen met jullie delen? Precies, dus bij dezen.

Tip 1: Als je wisselt ben je af

In dit boek staat de toepassing van wetenschappelijke studies voorop. Daar houd ik van. Feiten! Ben tenslotte ook een kind van een wetenschapper. Moet bekennen dat daardoor misschien niet per se altijd nieuwe inzichten in dit boek te vinden zijn, maar het is allemaal wel lekker compact en praktisch opgeschreven inclusief uitleg waarom iets dan zo werkt of zo is. Heerlijk!

Focus zit niet in ons oerinstinct. Het idee is namelijk dat we alert moeten blijven voor gevaar. Om dus in de focussend en in een flow te komen, kost tijd. Dat komt door het aandachtsresidu: je hersenen blijven altijd even hangen bij een vorige taak. Hoe vaker je dus van taak wisselt, hoe meer je hersencapaciteit gevuld wordt met ‘oude’ taken. Hierdoor maken we bovendien gemiddeld 20% meer fouten. Bij een wisseling van taken, zelfs ‘even kijken naar je telefoon’ zorgt daarmee voor een tijdelijke daling van 10 IQ punten en het duurt een minuut om weer terug te zijn op het oude niveau. Bij ingewikkeldere taken of onderbrekingen die meer denkkracht vragen kan de hersteltijd oplopen tot zeker een kwartier of langer.

Als we gestoord werden in het uitvoeren van een (complexere) taak, gaan we vaak niet meteen terug naar die taak, maar doen nog iets kleins tussendoor, waardoor het ‘even storen’ ervoor kan zorgen dat we pas 23 minuten later weer beginnen aan de taak waarin we gestoord werden.

Eigenlijk zou ik daarom willen zeggen: ‘Wie vraagt: “mag ik je wat vragen,” is af.

Tip 2: Schrijven tijdens college of een gesprek

Door dit boek begrijp ik eindelijk waarom ik graag meeschrijf tijdens colleges en (telefoon)gesprekken. Ik vond altijd dat ik me dan beter kon concentreren. Terwijl docenten en sprekers vaak zeggen dat de sheets beschikbaar worden gesteld, dus meeschrijven niet nodig is. Zij vinden kennelijk vaak dat je minder goed kunt opletten als je ook schrijft. Niets blijkt minder waar! We blijken vaak maar 20% van onze hersencapaciteit te gebruiken en ons brein gaat vervolgens op zoek naar andere taken om die 80% mee te vullen.

Hoe intelligenter je bent, hoe meer denkruimte je hebt, hoe minder snel deze dus gevuld zal zijn en hoe sneller je daardoor afgeleid kunt zijn.

Uitdagendere, moeilijkere taken, nemen meer hersencapaciteit in beslag, waardoor de kans op afleiding kleiner wordt. Mark geeft daarom een paar tips om een taak moeilijker te maken:

• We denken sneller dan we lezen, dus probeer sneller te lezen, dan maak je het je hersenen lastiger.
• Doe een eenvoudige taak, naast de inspannende taak, zoals wat doodles (eenvoudige tekeningetjes maken) tijdens het luisteren naar een gesprek.
• Neem iets ongewoons in je handen om mee te spelen, zodat je ook fysiek bezig bent.

Tip 3: Multitasken mag wél!

Yes, zie je wel, multitasken is helemaal geen probleem! Maar, zegt Mark, het moeten wel eenvoudige taken zijn, die je gedachteloos naast elkaar kunt uitvoeren. Wordt een taak te ingewikkeld en verplaatst je concentratie, dan helpt het niet meer.

Als je door hebt dat je twee dingen tegelijk aan het doen bent, dan ben je aan het switchtasken. Het wisselen van taak kan soms zo snel gaan dat we het idee hebben dat we aan het multitasken zijn, maar in feite wisselen we de taken snel af. Bij het multitasken heb je niet eens door dat je twee dingen tegelijk aan het doen bent, zoals het tekenen tijdens het luisteren. Je weet eigenlijk niet eens wat je tekent, omdat je focus op het luisteren ligt.

Zo kun je ook bellend wandelen of schrijven terwijl je bekende muziek luistert.

Wanneer we wisselen tussen taken, duurt het 50% langer om de taken af te maken.

Tip 4: Twee keer lezen

Van Mark mogen we niet meer studerend lezen. Dus niet meteen een samenvatting maken of markeren. Je houdt dan namelijk op met lezen, dus je bent aan het switchtasken en dat kost tijd. Eerst lezen en alles begrijpen. Als je dat gedaan hebt mag je aan de slag met samenvattingen en markeren om het te kunnen onthouden. Ik blij dat ik bij de eerste keer lezen van dit boek niet meteen aantekeningen ben gaan maken.

Tip 5: Verslaafd aan nieuwe prikkels

Ons brein schijnt verslaafd te zijn aan nieuwe prikkels. Alles wat nieuw is, is leuk en daardoor laten we ons vervolgens afleiden. Hoe meer verschillende taken of projecten we te doen hebben, hoe meer we afgeleid kunnen raken. Zowel door externe prikkels, maar ook omdat we zelf een taak graag even laten liggen wanneer het saai of eentonig of juist te moeilijk is geworden en we iets anders gaan doen. Altijd afmaken waar je mee bezig bent dus. Dat bespaart uiteindelijk veel tijd, omdat je minder van taak wisselt.

Zo was ik laatst bezig met een brief voor een klant. Het was lunchtijd, maar ik had de brief bijna af en wilde per sé nog even mijn gedachten op papier krijgen, zodat ik het niet zou vergeten. Dat heeft me waarschijnlijk veel tijd bespaard, omdat ik na de lunch niet weer terug die brief in hoefde te duiken om hem af te maken. Door niet te switchen van taak was ik uiteindelijk juist veel efficiënter.

Tip 6: Taken bundelen op breinactiviteit

Door taken te bundelen, zorg je voor minder taakwisselingen. Het gaat daarbij niet om het onderwerp van de taak, maar het soort taak. Bundel dus de soort taken: schrijven, bellen, overleggen, lezen etc.

Hier herken ik me ook erg in. Ik bundel graag de gesprekken die ik met klanten heb. Of dat nu op kantoor is, online of aan de telefoon. Het liefst heb ik ze allemaal bij elkaar op een dag of anders geconcentreerd in de middag of juist in de ochtend, maar niet elke dag weer een gesprek. Het kost me namelijk altijd veel tijd om na zo’n gesprek weer geconcentreerd een document in te kunnen duiken.

Zo heb ik overigens ook op maandag mijn administratiedag, voor het betalen van facturen en het controleren of mensen betaald hebben, het downloaden en opslaan van gegevens, betalen van salarissen etc. Het is ook eens in de zoveel weken de dag dat we juridisch inhoudelijke video’s maken. Op dinsdagochtend is het tijd om een video te uploaden, bijbehorende blog te schrijven en een nieuwsbrief te versturen.

Nog een tip van Mark is om je taken in je agenda te labelen. Op een dag dat je veel onderbroken kunt worden, plan je alleen eenvoudige taken in. Dagen met meer rust en meer kans om de diepte in te gaan, plan je de moeilijker taken waar je je beter voor moet kunnen concentreren.

Tip 7: Only Handle It Once

Raak alles maar één keer aan. Een e-mail openen is hem beantwoorden en begin niet aan een taak als je hem niet meteen af kunt maken. Dus geen mailtjes tussendoor bekijken als je ze toch niet meteen af kunt handelen. Dit voorkomt ook dat er ‘open loops’ zijn: dingen waar je nog aan denkt omdat je ze nog moet doen. Veel mensen lossen het probleem van de open loops op door kleine taken meteen af te handelen, zodat ze er geen last meer van hebben. Maar dan word je geleefd door wat er binnenkomt en bepaal je niet meer zelf wat prioriteit heeft en neem je nooit meer de ruimte ergens in te duiken.

Tip 8: Externe harde schijf – cognitieve distributie

Ik heb altijd een notitieboekje bij me. Nou ja, bijna altijd. En als ik het niet heb denk ik vaak ‘dat moet ik onthouden, schrijf ik het zo even op’. Zolang ik het niet opschrijf, blijft het maar hangen, maar de helderheid ervan verdwijnt. Dat al die gedachten blijven hangen, blijkt niet zo gek te zijn. Zo werkt het. Volgens Mark is het ook zo dat hoe slimmer je bent, hoe meer je uit je hoofd probeert te doen… Gelukkig is er een oplossing: wél echt alles opschrijven. Zo gaan de gedachten uit je hoofd en wordt het ordenen, analyseren en prioriteren ook nog eens makkelijker. David Allen, auteur van het bekende boek Getting things done, schijnt dit bedacht te hebben.

Alles staat bij mij eigenlijk in mijn agenda. Mijn afspraken, maar ook bijna al mijn taken en to-do’s. Dat is vooral omdat we met een team werken en daardoor voor iedereen inzichtelijk is hoeveel tijd er nog is voor extra werk, welke taken waar nog zouden passen etc. Hierbij houden we expres rekening met een marge. Je kunt nu eenmaal niet continu geconcentreerd bezig zijn. Toch schrijf ik soms toch ook nog even op papier op wat me die week te wachten staat. Simpelweg zodat ik het weet en dus niet de hele tijd in mijn hoofd me hoef af te vragen hoe mijn volgende dag eruit ziet of hoe de rest van de week in elkaar steekt.

Een zogenaamde mindsweep, even alles uit je hoofd halen en opschrijven, kan ook helpen om beter te slapen en dat helpt dan weer om beter te kunnen werken. Slecht slapen schijnt je €1.967,- per jaar te kunnen kosten. Simpelweg omdat slecht slapen of minder slapen je IQ tijdelijk laat dalen, waardoor we minder productief zijn en meer fouten maken. Misschien toch Super Slapen eens lezen en investeren in een beter hoofdkussen en dekbed. Kan ik dan makkelijk betalen…

Tip 9: Routine

Ken je die artikelen en boeken die gaan over de gewoontes en routines van bekende personen die het helemaal gemaakt hebben? Het gaat helemaal niet om dat lauwe water met citroen en die meditatie, dat extra vroeg opstaan etc. Het gaat erom dat je überhaupt een routine hebt. Over een routine hoef je niet na te denken. Scheelt weer hersencapaciteit. Omdat je over routines niet na hoeft te denken, kun je ze ook sneller uitvoeren.

Tip 10: Pauze is ontspannen

In de pauze even social media checken, ‘ontspannen’ een YouTube-filmpje kijken of een paar Whatsappjes beantwoorden? Het is allemaal nieuwe informatie die je hersenen inkomt en dat dus ook weer verwerkt moet worden. Omdat het vaak leuke dingen zijn, denk je dat je ontspant, maar voor je hersenen is het gewoon inspanning.

De truc is om te ‘ontfocussen’ en juists even af te dwalen. Even niks doen. Uit het raam staren, een wandeling maken, iets waarbij je niet hoeft in te spannen. Een eenvoudig gesprek met een leuke collega is prima, maar als het onderwerp te zwaar is of die collega nu eenmaal energie zuigt, is het nog steeds geen ontspanning.

Relaxed bewegen schijnt het beste te zijn. Kortom: ik moet dat Tommy uitlaten helemaal niet zo af en toe aan een ander overlaten, maar juist wel zelf doen.

Tip 11: Samenwerken: denk aan communicatiekanalen

Belangrijke berichten en minder belangrijke berichten worden vaak via dezelfde kanalen met elkaar gedeeld. Urgente berichten wil je niet missen. Daar moet snel op gereageerd worden. Maar als alles via hetzelfde kanaal binnenkomt, weet je pas of iets urgent was, als je ernaar gekeken hebt. Kijken = afleiden. Dan ben je dus al uit je concentratie.

Daarom is de tip om met collega’s verschillende communicatiekanalen af te spreken. De ene voor de belangrijke en urgente berichten en een andere voor de kattenfilmpjes en de vraag wie er mee gaat lunchen.

Notificaties kun je niet negeren. Je hoort of ziet ze en daarmee ben je al uit je concentratie gehaald. Zet daarom alleen notificaties aan wanneer dat handig is. Zoals agendameldingen, zodat je op tijd vertrekt voor een afspraak.

Tip 12: Niet storen

Hier op kantoor hebben we de afspraak dat vragen gebundeld moeten worden. Je mag een vraag stellen via Missive (ons e-mailsysteem met chatfunctie) of stelt je vraag mondeling, maar dan op een moment waarop duidelijk is dat het kan, bijvoorbeeld als iemand net opstaat om koffie te halen of daar juist van terugkomt. Als ik weet dat ik continu gestoord kan worden voor kleine vragen, dan kom ik nooit in mijn concentratie. Dat blijkt niet zo gek te zijn, lees ik in Focus.

Een paar andere oplossingen die Mark hiervoor biedt zijn:

• Een stoplicht op je bureau. Bij groen mag je storen, bij rood niet.
• Houd spreekuren. Alleen op die momenten mag je gestoord worden. Tussendoor alleen al het urgent is.
• Plan meetings met jezelf. Tijdens een meeting worden mensen niet gestoord. Moet je wel ergens anders gaan zitten natuurlijk.
• Een dag per week buiten de deur werken, om ongestoord te kunnen werken. Telefoon uit en niemand vertellen waar je bent. (Moet je werk dit wel toelaten natuurlijk)

We zijn zelf het probleem

Goed, een kantoortuin is misschien niet ideaal, omdat daar meer afleiders zijn, maar we laten ons er ook vooral door afleiden. Dat is wat ik geleerd heb uit Focus aan/uit. We geven veel te vaak externe factoren de schuld, terwijl we ons veel vaker door onszelf laten afleiden.

We kunnen dus grotendeels de oplossingen eerst bij onszelf zoeken. Door werk beter in te delen, onszelf niet af te laten leiden, voldoende pauze te nemen en altijd pen en papier bij de hand te hebben voor een brain dump of mind sleep.

Links naar Managementboek.nl zijn affiliatie links