Welke 5 juridische documenten heeft een onderneming nodig?

Welke juridische documenten heeft elke onderneming nodig? Er zijn gelukkig niet al teveel verplichtingen. Maar er zijn wel een aantal documenten die heel verstandig zijn om te hebben en te gebruiken.

“Charlotte, kun je helpen? We hadden deze en deze samenwerking, maar het gaat niet goed. Zij willen nu dat houden, maar dat is toch echt van ons en we hebben nog recht op dat en dat.” Hmmm. Als ik deze vraag krijg is dat er meestal geen die ik zomaar met de wet in de hand kan oplossen. Dus vraag ik: “Wat is er afgesproken? Is er een contract of zijn er algemene voorwaarden?” “Hebben we niet. Nooit nodig gehad.” Kut. Dat had zomaar de oplossing kunnen zijn. “Een offerte, whatsappjes waar afspraken in staan?” “Nee, we hebben alleen een bedrag afgesproken. De samenwerking ging ook supergoed. Alleen nu…”

Verplichte documenten

Er zijn weinig documenten die élke onderneming verplicht is te hebben. Wel belangrijk is dat op veel uitgaande communicatie een aantal (bedrijfs)gegevens vermeld moeten worden.

1. Verplicht: Privacyverklaring

Verwerk je persoonsgegevens? Dan moet je daarover informeren. Dat doe je het makkelijkst via een privacyverklaring.

En ja, elke ondernemer verwerkt persoonsgegevens. Je hebt wel eens contact met iemand, toch? Per telefoon of e-mail. Dan verwerk je al persoonsgegevens.

Dus ook zonder veel klanten of wanneer je alleen grote bedrijven als klant hebt, verwerk je toch persoonsgegevens. Simpelweg omdat je toch wel eens met mensen contact hebt.

Lees ook: Heb je een privacyverklaring nodig?

2. a. Verplicht: Verwerkersovereenkomsten

Meestal zet je andere personen of bedrijven in om jou te helpen persoonsgegevens te verwerken en te kunnen gebruiken.

Denk aan de nieuwsbriefsoftware waar je e-mailadressen invoert, online boekhoudsoftware waar de offertes en facturen met contactgegevens in komen te staan en andere diensten die in de cloud staan.

Omdat een ander bedrijf daarmee inzicht heeft in de persoonsgegevens, zijn zij in opdracht van jou verwerker van de persoonsgegevens. Je moet dan een onderlinge verwerkersovereenkomst hebben. Grote bedrijven hebben dit vaak in de algemene voorwaarden geïntegreerd of je kunt het apart downloaden of gemakkelijk opvragen.

Lees ook: Verwerkersovereenkomst: wat moet je regelen?

2. b. Verplicht: Verwerkingsregister

Naast de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomsten, heb je ook een verwerkingsregister nodig. Dit is eigenlijk een overzicht van je soorten verwerkingen.

Welke soort gegevens verwerk je, waar staan ze, wie is ervoor verantwoordelijk, hoe lang bewaar je ze, etc.

Je hebt er ook het tegenovergestelde van nodig: een datalekregister. Als het goed is, is deze leeg. Je hoeft er alleen een regel in te vullen als er werkelijk een datalek is geweest.

Lees ook: Heb je een verwerkingsregister nodig?

3. Verplicht: Factuur

Nou ja, facturen zijn niet verplicht als je aan consumenten verkoopt en als je facturen lager zijn dan €100,-, dan zijn de vereisten aan de factuur minder streng.

Lees daarover ook: De vereenvoudigde factuur

Stuur je aan ondernemers, bedrijven en organisaties facturen met een hogere waarde dan €100,-, dan zijn er meer verplichtingen waar de factuur aan moet voldoen.

Je hebt een administratieverplichting. Daarom moet je offertes, facturen en overeenkomsten bewaren. Voor de Belastingdienst moet je bovendien zorgen dat de facturen opvolgende nummers hebben.

Gratis tip van flip: Vraag vooraf aan je opdrachtgever of klant of er nog bepaalde informatie op de factuur moet komen te staan, zoals een kostenplaatsnummer of PO-nummer of aan wie je het beste de factuur kunt sturen. Zo wordt de factuur sneller betaalt.

Lees ook: vereisten aan de B2B factuur

Niet verplicht, soms toch handig

Afhankelijk van je bedrijf kan het zijn dat er nog andere documenten wel verplicht zijn. Soms heb je bijvoorbeeld bepaalde vergunningen nodig.

Voor de meeste ondernemers zijn er verder weinig documenten verplicht, maar kan het wel handig zijn om wat zaken op papier te hebben staan. Het verkleint je risico’s!

Bij de keuze voor documenten, is het dus goed om na te denken over welke risico’s je loopt en welke risico’s je wil verkleinen of af wil dekken. Dat moet je overigens ook doen bij de invulling ervan.

4. Handig: Algemene Voorwaarden

Met algemene voorwaarden kun je het recht deels naar je hand zetten. Vooral als je zaken doet met andere ondernemers, bedrijven, stichtingen en verenigingen.

En laten we wel wezen: over het algemeen worden offertes en contracten beter gelezen dan algemene voorwaarden. Dat komt, omdat je pas een beroep doet op algemene voorwaarden, als er geen andere oplossing meer is.

Algemene voorwaarden zijn een vangnet. Als alles goed gaat heb je het niet nodig, maar het kan je leven, of in dit geval dus je bedrijf, redden als het wel fout gaat. Aangezien het uitgangspunt is dat er niets mis gaat, worden ze niet gelezen.

Alles wat té belangrijk is, denk aan de prijs, het exact te leveren product of dienst, dat zijn zogenaamde kernbedingen en die mogen toch al niet in de algemene voorwaarden verstopt worden.

Lees ook: Wat is het verschil tussen een offerte, contract en algemene voorwaarden

5. Verstandig: Contract

Wat je ook van algemene voorwaarden mag denken, zorg in elk geval voor een goede overeenkomst. Of dan in elk geval voor een zeer uitgebreide offerte.

Huur je zelf een ZZP’er in, wil je bijvoorbeeld niet het risico lopen dat je als werkgever wordt gezien. Het is dan toch wel erg fijn om een contract te hebben waar iets in staat over gezagsverhouding en/of vrije vervanging.

De Belastingdienst heeft daar wel modelovereenkomsten voor. Deze zijn verder wel erg summier. Vul ze daarom vooral aan met andere zaken die belangrijk zijn, zoals wat je precies gaat leveren, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom.

Voor personeel wil je natuurlijk een arbeidsovereenkomst. Huur je een pand, dan wil je een huurovereenkomst. Eigenlijk wil je alle afspraken omzetten naar een contract.

Bonus: Pitch? Geheimhoudingsovereenkomst!

Ook zeker geen verplichting, maar hoe vaak heb je wel niet verhalen gehoord van mensen die een idee hebben voorgelegd aan een bedrijf, mee gedaan hebben aan een pitch, in een offerte al een schets hebben toegevoegd of er een meeting is geweest over de mogelijkheden, dat vervolgens er geen samenwerking is gekomen, maar drie maanden later dat idee toch is uitgevoerd?

Lullig.

Op een idee rust nog geen recht, meestal. Alleen op de uitgewerkte versie daarvan. Als na zo’n pitch de ander er met het idee vandoor gaat, kun je daar vaak weinig tegen doen.
Tenzij…. je een geheimhoudingsovereenkomst hebt. Die moet wel specifiek genoeg zijn over wat er dan beschermd moet worden en wat er dan gebeurt als iemand zich aar niet aan houdt.