Een van de eerste dingen die rechtenstudenten leren is dat een overeenkomst tot stand komt door aanbod en aanvaarding. Klinkt simpel, toch? In de praktijk is het een stuk lastiger. De zomermaanden gebruiken veel ondernemers om hun bedrijfsvoering nog eens door te lopen en websites te verbeteren. Daarom hier wat meer informatie en handige tips voor het aanbod in een van de meest bekende vormen: de offerte
Voordelen van een offerte
Een aanbod kun je natuurlijk mondeling doen, in de vorm van een prijslijst, in een gewoon mailtje of wat je maar kunt verzinnen. Zolang maar duidelijk is dat je een aan bod doet. In dat geval hoeft jouw potentiële klant alleen nog maar ‘ja’ te zeggen en het aanbod is aanvaardt. Vanaf dat moment moeten zowel jij als je klant je aan deze prijs en andere afspraken houden. En juist vanwege deze andere afspraken is een offerte zou handig.
Een offerte is meestal meer dan alleen een prijsopgave. Een goede offerte laat geen vraag meer onbeantwoord. Dat heeft grote voordelen ten opzichte van een prijslijst. Vooral als je een dienst of op maat gemaakt product verkoopt. In de offertefase kun je namelijk de verwachtingen van je klant managen. Dat voorkomt miscommunicatie, vragen en klachten achteraf. Daarnaast kan een goede, ondertekende offerte, meteen als overeenkomst dienen. De overeenkomst kwam tenslotte al bij aanvaarding (van de offerte) tot stand.
Offerte checklist
Om een offerte meteen als contract dienst te kunnen laten doen is het goed in elk geval de volgende zaken op te nemen:
– Datum.
– Namen van partijen. Dus je eigen gegevens en die van je (potentiële) klant.
– Offertenummer. Zo kun je later eenvoudig naar de juiste offerte terugverwijzen.
– Product of dienst + omschrijving. Wat ga je precies leveren? Wat is daarbij essentieel. Denk eraan dat voor jouw klant iets heel anders normaal kan zijn dan voor jouzelf. Sla dus informatie die jij soms de moeite van het noemen niet waard vindt, niet over. Voor jouw klant zal het meestal niet zo standaard zijn.
– Rechten en garanties. Zijn er intellectueel eigendomsrechten in het spel? Meldt daar dan ook de status van of verwijs eventueel naar de meegezonden licentievoorwaarden. Garanties doen is juridisch gezien meestal niet verstandig. Doe je dit wel, wees daar dan erg specifiek over. Verwijs eventueel naar garantievoorwaarden die je meestuurt. Zo zijn er misschien wel meer zaken waar je afspraken over wilt of moet maken. Naar een extern document verwijzen mag, maar denk er vooral aan deze ook mee te sturen.
– Prijs of (uur)tarief. Meldt ook eventuele extra kosten, of het geheel in- of exclusief btw is etc.
– Geldigheidsduur. Geef je offerte een termijn mee waarbinnen deze geldig is. Bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Na die termijn gelden de prijzen en andere afspraken niet meer en ben je vrij bij een nieuwe offerte een andere prijs te vragen of de opdracht onder andere voorwaarden uit te voeren.
– Algemene Voorwaarden. Geef aan dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de offerte. Vergeet ze niet mee te sturen! Jouw klant moet de voorwaarden ontvangen hebben voor hij/zij met het aanbod akkoord gaat. Meesturen met de factuur (voor aanbetaling) is dus te laat. In de algemene voorwaarden kun je bovendien gemakkelijk afspraken opnemen die je met elke klant wilt maken, terwijl het wat jou betreft geen onderhandelingspunten zijn. Zo kan je offerte kort blijven.
– Overeenkomst. Wil je de offerte ook als overeenkomst gebruiken? Maak dan ruimte vrij om een datum en handtekening in te kunnen laten vullen. Zorg dat altijd een bevoegd persoon tekent en niet bijvoorbeeld de receptioniste of secretaresse. Zij zijn meestal niet bevoegd.
Lees ook:
– Mag ik annuleringskosten rekenen?
– Algemene Voorwaarden, wat zijn het en hoe schrijf je ze?
– Zijn algemene voorwaarden verplicht?
– Het (online) visitekaartje
– Vereisten aan de B2B factuur
