5 misverstanden over Algemene Voorwaarden
Ze zijn de hel en de verzekering voor ondernemers. Een ramp om ze te schrijven, vervelend om ter hand te moeten stellen en wie leest die dingen eigenlijk? Maar ze zijn ook je verzekering en vangnet, voor als er toch iets fout gaat. Meestal dus niet nodig, tot het mis gaat. Maar goed, stel dat je eindelijk algemene voorwaarden hebt geschreven of hebt laten schrijven, dan ben je er nog steeds niet. De grootste misverstanden ruim ik graag uit de weg.
Algemene Voorwaarden moeten gedeponeerd worden
Je ziet het wel eens, dat algemene voorwaarden bij de KvK of de rechtbank zijn gedeponeerd. Veel ondernemers krijgen daardoor het idee dat het verplicht is om algemene voorwaarden te deponeren. Niets is minder waar.
Algemene voorwaarden moeten namelijk ter hand gesteld worden. Je moet ze meeleveren met je offerte of aanbod. Als PDF meesturen met de offerte of prijs die je per e-mail geeft. Geprint achterop het contract. Uitgeprint achter de brochure en het formulier in je offertemap. Alleen als het echt niet anders kan, hoef je de algemene voorwaarden niet fysiek mee te leveren. Zo hebben veel winkels ook wel algemene voorwaarden, maar het heeft geen zin om deze steeds bij binnenkomst aan klanten te geven. Sommige bedrijven hebben voorwaarden die zo groot of lang zijn, dat ze niet met goed fatsoen fysiek te leveren zijn. Deze bedrijven mogen volstaan met het verwijzen naar hun algemene voorwaarden. Bij winkels en bioscopen liggen ze meestal ergens ter inzage. Vervoersbedrijven verwijzen naar de website. In zo’n geval heeft het ook wel zin om algemene voorwaarden te deponeren, omdat zo’n bedrijf kan volstaan met het verwijzen naar de gedeponeerde voorwaarden. Voor de meeste ondernemers is het echter niet van toegevoegde waarde, omdat je de voorwaarden ter hand moet stellen en dus fysiek mee moet leveren.
LawStories in je mailbox?
Voorwaarden noemen in de e-mailhandtekening
Soms krijg ik wel eens mailtjes van mensen die in hun e-mailhandtekening hebben gezet dat op alle correspondentie of (dat is al beter) op alle rechtsbetrekkingen hun algemene voorwaarden van toepassing zijn. Al dan niet met een link naar de voorwaarden. Zonder link is het helemaal niets waard. Algemene voorwaarden kunnen pas van toepassing zijn, als ik de inhoud heb kunnen lezen. Of ik het ook werkelijk gelezen heb, doet er niet toe, maar ik moet die mogelijkheid gehad hebben. De mededeling, zonder link, is dus absoluut waardeloos. Bovendien vind ik het altijd wat agressief staan. Er zijn tenslotte meer mails waarop de voorwaarden niet van toepassing zijn, dan wanneer ze wel van toepassing zijn.
Maar ook met link naar een webpagina, heeft de e-mailhandtekening met verwijzing naar de voorwaarden, niet heel veel waarde. Alleen de link naar de voorwaarden is namelijk nog niet het ter hand stellen van de voorwaarden. Ze moeten meegezonden worden. Noem bijvoorbeeld de prijs in de e-mail, vermeld dat de voorwaarden van toepassing zijn en stuur de voorwaarden als PDF mee. Of, als je per sé een link wilt gebruiken, zorg dan dat deze verwijst naar een bestand met de algemene voorwaarden, zodat het opgeslagen kan worden. PDF is daar een gebruikelijk bestandsformat voor.
Daarbij vraag ik me vaak af of mensen met zo’n e-mailhandtekening wel werkelijk willen dat op alle rechtsbetrekkingen hun algemene voorwaarden van toepassing zijn. Een rechtsbetrekking is bijna elke afspraak die je maakt. Ook als het een heel kleine, eenvoudige afspraak is. Dan zou ik wellicht, bij elke afspraak, terug moeten mailen: ‘Dat is goed, maar met uitsluiting van jouw algemene voorwaarden’ en eventueel ‘mijn voorwaarden zijn van toepassing op deze afspraak’. Zoiets. Zie je het al gebeuren? Tikje overdreven, niet?
Je mag alles in de voorwaarden opnemen, wat je maar wil
Hm, ook deze stelling is helaas niet waar. Vooral niet ten opzichte van consumenten. En soms ook niet als jouw klanten vooral eenmanszaken zijn. Allereerst zijn er de zogenaamde zwarte en grijze lijst uit de wet. In deze lijsten staan een hoop regels die niet in de algemene voorwaarden mogen worden opgenomen, omdat ze onredelijk bezwarend (kunnen) zijn. Daarnaast is er wel eens sprake van dwingend recht. Dit zijn regels uit de wet die je moet opvolgen en waar je niet (nadelig) van af mag wijken.
Zo zie ik in algemene voorwaarden van webwinkels wel eens staan dat zij niet meer aansprakelijk zijn voor het pakket, zodra zij het uit handen hebben gegeven aan de bezorgdienst. Dat mag echter niet. De webwinkel is aansprakelijk voor het pakket, totdat de consument het ontvangen heeft. Alleen als de consument zelf expliciet om een ander verzendbedrijf heeft gevraagd, mag deze aansprakelijkheid eerder verlegd worden. Als je vooral b2b werkt, is er gelukkig wat meer ruimte om de voorwaarden volledig naar je eigen hand te zetten, maar ook deze ruimte is niet onbeperkt.
Algemene voorwaarden zijn verplicht
Dat hangt er vanaf. Er is in elk geval geen wettelijke verplichting. Brancheverenigingen of keurmerken kunnen soms wel de verplichting opleggen dat je algemene voorwaarden gebruikt. Algemene voorwaarden zijn ook niet altijd nodig. Bij een samenwerkingsovereenkomst gebruik je bijvoorbeeld meestal geen algemene voorwaarden, omdat je alles al uitgesproken hebt en daardoor opgenomen hebt in de samenwerkingsovereenkomst. Werk je juist als freelancer of heb je als onderneming veel verschillende opdrachtgevers? Dan wil jij je meestal niet te druk maken over de afspraken die je gemaakt hebt. Uiteraard zijn sommige afspraken per opdracht verschillend, zoals de prijs en wat je precies gaat leveren. Dat noemen we kernbedingen. Die mag je niet in algemene voorwaarden opnemen. Maar zoiets als een betalingstermijn, boeteclausule of rente, mag je wel opnemen in de algemene voorwaarden. Een document dat dus niet nodig is, maar in veel gevallen toch wel erg handig kan zijn.
Algemene voorwaarden zijn altijd maar lastig te begrijpen
Tsja, sommige bedrijven maken er een sport van de voorwaarden zo ondoorgrondelijk mogelijk te maken. Het liefst ook met een veel te klein lettertype en in lichtgrijs, achterop een wit A4tje geprint. Maar algemene voorwaarden hoeven helemaal niet lastig te begrijpen te zijn. Het is natuurlijk wel verstandig om soms met formuleringen dicht genoeg bij de wet te blijven, zodat andere juristen (mocht er een conflict ontstaan) begrijpen wat je bedoelt. Soms eist zelfs je verzekering dat je bepaalde zaken in je algemene voorwaarden opneemt. Met een beetje geluk hebben ze daar zelf al een mooie zin voor gemaakt. Dan kan het verstandig zijn simpelweg die zin over te nemen, zodat je daar later geen ruzie meer over kunt krijgen met je verzekeraar. Natuurlijk moet je uitkijken dat er in de algemene voorwaarden geen gaten vallen, door de formulering die je gebruikt hebt. Maar het hoeft ook absoluut geen ondoorgrondelijk geheel te worden. Vraag jezelf eerst vooral af hoeveel risico je wilt nemen? Hoe meer risico je bereid bent te nemen, hoe vriendelijker en korter de algemene voorwaarden kunnen zijn.
Algemene voorwaarden bespreken? Maak een afspraak!
Lees meer over algemene voorwaarden:
– Algemene voorwaarden: wat zijn het en hoe schrijf je ze?
– Algemene voorwaarden: nodig of overbodig?
– Zijn algemene voorwaarden verplicht?
– Gebruik van algemene voorwaarden
– Nuttige algemene voorwaarden voor webwinkels
