How To: 5 Tips om licenties goed te regelen

Licenties zijn vormvrij

Je mag een licentie zo inrichten als je zelf wil. Dat wil zeggen dat het zowel mondeling als schriftelijk mag en dat de wet er geen verdere eisen aan stelt. Eigenlijk zoals bijna elke andere overeenkomst.

Wil je een exclusieve licentie sluiten voor een auteursrechtelijk beschermd werk, dan is daar sinds 2014 wel een zogenaamde akte voor nodig. Dat is een ondertekend geschrift dat kan dienen ter bewijs.

Wat moet er in een licentie staan?

Eigenlijk moet vooral in een licentie staan wat je met elkaar hebt afgesproken voor het gebruik van dat intellectueel eigendomsrecht.

1) Allereerst spreek je natuurlijk af wie het mag gebruiken. Mogen eventuele dochter- of zusterondernemingen het ook gebruiken?

2) Gaat het om exemplaren, zoals bij producten, dan is het verstandig een oplage af te spreken. Is het nodig dat er ruimte is voor herdrukken, zonder daarover vooraf weer te moeten overleggen, dan zou je ervoor kunnen kiezen niet zozeer het aantal stuks af te spreken, maar wel de periode waarin de producten gemaakt en verkocht kunnen worden. Vergeet vooral niet af te spreken of en hoe voor die producten ook promotiemateriaal gemaakt mag worden, waar het gebruik van het intellectueel eigendomsrecht, zoals een foto, logo of tekst, ook voor gebruikt moet worden.

3) Bij digitaal gebruik of gebruik voor een dienst in plaats van een product, kun je vaak beter een periode afspreken.

4) Daarnaast is het goed om na te denken of je het geografisch gebied wil beperken. Het kan namelijk soms goed zijn om alleen toestemming te geven voor gebruik in Nederland, zodat je gemakkelijker nog een licentie aan iemand in een ander land kunt geven. Als het om online gebruik gaat, dan is geografie natuurlijk wat lastiger. Maar dan kun je wel afspreken dat het alleen op een bepaalde domeinnaam gebruikt mag worden bijvoorbeeld en dat de website in het Nederlands moet zijn.

5) Bespreek ook of er sublicenties verleend mogen worden. Zelfs als een foto op Facebook wordt geplaatst, is dat eigenlijk al een sublicentie. Wanneer ik toestemming geef om een foto die Arnold Reyneveld van mij gemaakt heeft, in een tijdschrift of op een andere website te publiceren, is dat ook een sublicentie.

Wat voor jou normaal is, is dat voor de ander niet

Voor jou kan vanzelfsprekend zijn dat jouw auteursrechtelijk werk, zoal een foto, illustratie, tekst of muziek op een bepaalde manier gebruikt mag worden, wanneer je daar toestemming voor gegeven hebt. Maar jouw omschrijving kan voor jou heel beperkt lijken, terwijl de ander het veel ruimer uitlegt. Wees daarom zo specifiek en zorgvuldig mogelijk.

Betekent voor persoonlijk gebruik bijvoorbeeld ook het publiceren op een persoonlijke website en op eigen social media kanalen of bedoelde je dat er gewoon wat printjes voor thuis gemaakt mochten worden?
Betekent gebruik voor promotionele doeleinden ook dat het aan een ander geleverd mag worden die er eigenlijk niets mee te maken heeft, maar waarbij door die ruil nu eenmaal klanten binnengehaald kunnen worden?

Zet de licentie op papier

Ondanks dat een licentie in principe ook mondeling mag, tenzij het een exclusieve licentie voor een auteursrechtelijk werk is, is het toch verstandig alles op papier te zetten.

Dat zorgt ervoor dat duidelijk is wat er is afgesproken. Je ontdekt ook sneller dat er misschien toch iets niet klopt.

Op papier kun je terugvallen. Mondelinge afspraken zijn lastig te bewijzen.

Maar zorg altijd dat je zo specifiek mogelijk bent en probeer een licentie niet in één zin te vangen. Juist daardoor ontstaan de misverstanden en de juridische problemen.

Gaat het om een licentie voor een merk, dan is het vaak verstandig die licentie in het register bij te laten schrijven, zodat derden ook kunnen zien dat er een licentie verleend is.

Toch lastig zo’n licentie? Wij kunnen helpen!

Ik wil hulp bij een licentie