Algemene Voorwaarden: Wanneer zijn ze van toepassingen?

Algemene Voorwaarden moet je ter hand stellen anders zijn ze niet van toepassing. Stuur je ze mee met je factuur? Laat het dan maar helemaal zitten. Je bent dan veel te laat. De algemene voorwaarden zijn dan niet van toepassing. Hoe werkt dat ter hand stellen dan precies?

Algemene Voorwaarden ter hand stellen

De waarde van Algemene Voorwaarden

De waarde van algemene voorwaarden zit erin dat je je eigen spelregels kunt maken. Je kunt het recht er een klein beetje mee naar je eigen hand zetten.

Veel mensen lezen algemene voorwaarden niet of niet goed. Handig? Voor de lezer niet zo. Voor jou als gebruiker wel, omdat je toch mooi een aantal standaard afspraken hebt kunnen maken.

Let er wel op dat algemene voorwaarden voor je website niet zoveel zin hebben, tenzij je direct via je website iets verkoopt. Omdat je een webwinkel hebt, bijvoorbeeld.

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar dus wel verdomd nuttig. Let er alleen op dat wanneer je algemene voorwaarden schrijft of laat schrijven en je klanten consumenten zijn, zij goed beschermd worden. Niet alles mag in de algemene voorwaarden staan. De wet heeft hiervoor de ‘grijze en zwarte lijsten’ met bedingen die er niet in voor mogen komen.

Ter hand stellen

De waarde van die algemene voorwaarden verlies je, wanneer je ze niet op de juiste manier en niet tijdig ter hand hebt gesteld. Dat moet dus nog wel even goed gebeuren.

Ter hand stellen wil zeggen dat de andere partij kennis heeft moeten kunnen nemen van de algemene voorwaarden. Als ‘gebruiker’ van de algemene voorwaarden heb je een zogenaamde informatieplicht. Je moet de algemene voorwaarden brengen naar de andere partij, de andere partij hoeft het niet bij jou te komen halen of zoeken.

Belangrijk aan het ter hand stellen is het moment waarop dat gebeurt. Algemene voorwaarden zijn namelijk gewoon afspraken die je maakt. Van die afspraken moet de andere partij dus wel op de hoogte zijn. Daarom moet je algemene voorwaarden ter hand stellen, nog voor de overeenkomst definitief gesloten is. Je stuurt ze bijvoorbeeld mee met een offerte of, maar dat is echt de allerlaatste mogelijkheid, je stuurt ze mee met het contract. Zijn alle afspraken eenmaal definitief, dan ben je te laat en kun je de voorwaarden nog wel meesturen, maar zijn ze niet meer van toepassing.

Online ter hand stellen

Als je online een overeenkomst sluit, maar je wil de algemene voorwaarden niet meesturen, dan zou je ook naar de algemene voorwaarden mogen linken.

Alleen maar vermelden dat ze op de website staan is niet voldoende. De andere partij moet niet naar de algemene voorwaarden hoeven te zoeken. Een directe link is daarom een betere optie.

Zorg er vervolgens ook voor dat het in een dusdanig formaat beschikbaar is, dat ze opgeslagen kunnen worden. Bijvoorbeeld door ze (ook) in PDF-vorm aan te bieden. Natuurlijk kun je meestal ook teksten knippen en plakken, maar dat is in dit geval niet voldoende.

Alleen maar van toepassing verklaren en ernaar verwijzen is nog geen ter hand stelling. Ook niet als de voorwaarden (eenvoudig) te Googelen zijn, volgens de Hoge Raad.

Voor webwinkels of wanneer er direct op je website een dienst of product aangeschaft kan worden, dan moeten de algemene voorwaarden uiteraard op de website staan en zorg je ervoor dat je in het bestelproces naar die algemene voorwaarden verwijst.

Heb je een webwinkel? Meer over je rechten en plichten, in handige checklists, lees je in Wetboek voor Webwinkels.

Dienstverleners mogen kiezen

Lever je geen producten, maar diensten, dan mag je kiezen hoe je de voorwaarden ter hand stelt.

Je mag ze uiteraard nog op de klassieke manier ter hand stellen of zorgen dat de algemene voorwaarden beschikbaar zijn op de locatie waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten.
Je mag er ook voor kiezen alleen te verwijzen naar waar de voorwaarden op de website te vinden zijn.
Of je voegt het toe aan documenten waarin alle diensten in detail beschreven staan.

Algemene Voorwaarden deponeren

Moet je algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel deponeren? Nee!
Sterker nog, het bespaart je een hoop geld. Want elke keer dat je ook maar een komma wijzigt in de voorwaarden, zou je ze opnieuw moeten deponeren.

Omdat je algemene voorwaarden ter hand moet stellen, heeft het deponeren geen toegevoegde waarde. Verwijzen naar gedeponeerde algemene voorwaarden is namelijk nog geen juiste ter hand stelling. De algemene voorwaarden zijn dan niet van toepassing.

De enige situatie waarin het handig kan zijn om ze wel te deponeren, is wanneer ze zó omvangrijk zijn, dat meesturen met een e-mail of in een eenvoudige (A4) enveloppe, niet meer mogelijk is. Of een situatie waarin ook kortere algemene voorwaarden niet meegegeven kunnen worden. Bijvoorbeeld wanneer je een treinkaartje koopt bij een NS-automaat.

Grote wederpartijen hoeven overigens hun algemene voorwaarden niet ter hand te stellen. Zij mogen wel verwijzen naar de gedeponeerde algemene voorwaarden.

Vergeet de voorwaarden niet van toepassing te verklaren

Leuk, dat ter hand stellen. Dat heb je nu helemaal goed gedaan. Appeltje, eitje. Komt die wederpartij toch met ‘ze zijn niet van toepassing, dus – ‘

Ehm, ok, dat probleem moeten we ook nog even tackelen.

Verwijs bij voorkeur in je offerte al naar de algemene voorwaarden. Niet alleen door te zeggen dat ze er zijn, maar verklaar ze van toepassing. Bijvoorbeeld met een zin zoals:

Op deze offerte zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing zoals meegestuurd.

of

Op dit aanbod zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Je kunt ze vinden en downloaden op onze website: (URL/link)

Hulp nodig bij algemene voorwaarden?

Je algemene voorwaarden moeten natuurlijk wel passen bij de wijze waarop je werkt. Zo schaven wij onze algemene voorwaarden zeker jaarlijks bij. Als groeiende onderneming wil onze werkwijze nog wel eens een tikje wijzigen. Daar moeten de algemene voorwaarden dan wel op aansluiten, anders hebben we een probleem.

Sluiten jouw algemene voorwaarden aan bij jouw werkwijze of moet jouw werkwijze zich aanpassen aan de algemene (branche) voorwaarden. Weet je eigenlijk wel wat er wel en niet in de voorwaarden mag staan? Want als er iets in de voorwaarden staat wat niet mag, dan is die bepaling niet van toepassing en dat heeft natuurlijk effect op andere bepalingen die ermee samenhangen.

Kunnen de algemene voorwaarden van jouw onderneming wel een opfrisbeurt gebruiken of moeten er nog algemene voorwaarden opgesteld worden? We stellen ze graag voor je op!

Mail voor een vrijblijvende offerte

About Charlotte Meindersma

Charlotte Meindersma is 'de social media jurist van Nederland' en oprichter van Charlotte's Law & Fine Prints.
Ze drinkt graag oploskoffie, in de spreekwoordelijke zin van het woord. Bovendien is ze amateur-marketer en was ze in een vorig leven fotograaf.

Speak Your Mind

*