Welke 5 juridische documenten heeft een onderneming nodig?

“Charlotte, kun je helpen? We hadden deze en deze samenwerking, maar het gaat niet goed. Zij willen nu dat houden, maar dat is toch echt van ons en we hebben nog recht op dat en dat.” Hmmm. Als ik deze vraag krijg is dat er meestal geen die ik zomaar met de wet in de hand kan oplossen. Dus vraag ik: “Wat staat er in de algemene voorwaarden?” “Hebben we niet. Nooit nodig gehad.” Kut. Dat had zomaar de oplossing kunnen zijn. “Hebben jullie wel een contract of een uitgebreide offerte misschien?” “Nee, alleen een prijsopgave. De samenwerking ging ook supergoed. Alleen nu…”

5 juridische documenten die elke ondernemer nodig heeft

Verplicht

Zoveel juridische documenten worden er gelukkig niet verplicht gesteld. Wel belangrijk is dat op veel uitgaande communicatie een aantal (bedrijfs)gegevens vermeld moeten worden.

1. Verplicht: Privacyverklaring

Als je klanten hebt, heb je ook te maken met persoonsgegevens. Al is het maar de naam van de persoon waarmee je mailt en afspraken maakt en diens e-mailadres en telefoonnummer. Een contactpersoon is ook een persoon.

Afhankelijk van je onderneming verwerk je nog veel meer persoonsgegevens en doe je er vaak nog andere dingen mee dan alleen het onderhouden van contact.
Daarover moet je informeren, schriftelijk. Het handigst is om dat te doen met een privacyverklaring.

Deze ben je dus verplicht te hebben.

2. Verplicht: Verwerkersovereenkomsten

Verwerk je voor andere ondernemers of stichtingen of verenigingen persoonsgegevens? Dan ben je verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Ook andersom: wanneer een ander bedrijf (vaak een online softwareleverancier, maar vergeet vooral niet mensen zoals je boekhouder en VA).

Vooral als de andere partij een grotere is dan jij, zullen ze vaak de bepalingen voor een verwerkersovereenkomst opgenomen hebben in een contract of algemene voorwaarden of ze bieden een aparte verwerkersovereenkomst aan.

Het kan dus geld besparen om de ander de verwerkersovereenkomst aan te laten bieden. Nadeel: je hebt zelf daardoor minder invloed op de inhoud ervan. De andere partij wil er namelijk meestal niets aan veranderen. Daardoor kan het zijn dat bijvoorbeeld alle mogelijk te maken kosten voor het uitvoeren van bepaalde privacyrechten of alle aansprakelijkheid, op jouw verhaald worden. Tsja, B2B mag er veel.

3. Verplicht: Factuur

Nou ja, facturen zijn niet verplicht als je aan consumenten verkoopt en als je facturen lager zijn dan €100,-, dan zijn de vereisten aan de factuur minder streng.

Maar Stuur je hogere facturen aan andere ondernemers en bedrijven? Zorg dan dat je factuur aan alle vereisten voldoet. Bovendien moet je de factuur nog 7 boekjaren bewaren nadat je hem verstuurd hebt.

De Belastingdienst wil bovendien kunnen controleren of de factuur wel klopt en wil daarom ook de weg ernaar toe nog enigszins kunnen inzien. Daarom moet je ook offertes of contracten of mails waarin je afspraken maakt bewaren.

Gratis tip van flip: Vraag vooraf aan je opdrachtgever of klant of er nog bepaalde informatie op de factuur moet komen te staan, zoals een kostenplaatsnummer of aan wie je het beste de factuur kunt sturen. Zo wordt de factuur sneller betaalt.

Niet verplicht, soms toch handig

Veel juridische documenten zijn helemaal niet verplicht. Net zoals veel verzekeringen niet verplicht zijn. De vraag is dus vooral of je een bepaald risico wil nemen of niet. Het is ondernemers eigen om gewoon dat risico te nemen.

Meestal gaat het tenslotte ook gewoon goed. En als het niet goed is, valt er veel op te lossen door te praten of door service te leveren. Je gaat ook niet zomaar je reputatie te grabbel gooien, tenslotte.

Veel juridische documenten heb je daarom pas nodig voor het geval het fout gaat en je iets niet over je kant kan laten gaan. Bijvoorbeeld omdat je dat niet kunt betalen of simpelweg omdat je juist je reputatie zou vergooien door te veel mee te bewegen of om welke reden dan ook.

Daarom kan het toch goed zijn om sommige zaken vooraf al goed te regelen, zodat het je vangnet is om op terug te vallen als het onverhoopt (en hopelijk vooral buiten jouw schuld om) verkeerd gaat.

4. Handig: Algemene Voorwaarden

Met algemene voorwaarden kun je het recht deels naar je hand zetten. Vooral als je zaken doet met andere ondernemers, bedrijven, stichtingen en verenigingen.

En laten we wel wezen: over het algemeen worden offertes en contracten beter gelezen dan algemene voorwaarden. Dat komt, omdat algemene voorwaarden als het goed is pas worden ingezet als het niet anders meer kan. Als alles goed gaat, zijn die algemene voorwaarden eigenlijk niet nodig. Aangezien het uitgangspunt is dat er niets mis gaat, worden ze niet gelezen. Daarom geven algemene voorwaarden meestal geen problemen, maar kun je er wel mooi vanalles in regelen en zorgen dat er naar jouw voorkeuren gehandeld gaat worden.

Alles wat té belangrijk is, denk aan de prijs, het exact te leveren product of dienst, dat zijn zogenaamde kernbedingen en die mogen toch al niet in de algemene voorwaarden verstopt worden.

Lees ook: Wat is het verschil tussen een offerte, contract en algemene voorwaarden

5. Verstandig: Contract

Wat je ook van algemene voorwaarden mag denken, zorg in elk geval voor een goede overeenkomst. Of dan in elk geval voor een zeer uitgebreide offerte.

Huur je zelf een ZZP’er in, wil je bijvoorbeeld niet het risico lopen dat je als werkgever wordt gezien. Het is dan toch wel erg fijn om een contract te hebben waar iets in staat over gezagsverhouding en/of vrije vervanging.

De Belastingdienst heeft daar wel modelovereenkomsten voor. Deze zijn verder wel erg summier. Vul ze daarom vooral aan met andere zaken die belangrijk zijn, zoals wat je precies gaat leveren, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom.

Bonus: Pitch? Geheimhoudingsovereenkomst!

Ook zeker geen verplichting, maar hoe vaak heb je wel niet verhalen gehoord van mensen die een idee hebben voorgelegd aan een bedrijf, mee gedaan hebben aan een pitch, in een offerte al een schets hebben toegevoegd of er een meeting is geweest over de mogelijkheden, dat vervolgens er geen samenwerking is gekomen, maar drie maanden later dat idee toch is uitgevoerd?

Lullig.

Op een idee rust nog geen recht, meestal. Alleen op de uitgewerkte versie daarvan. Als na zo’n pitch de ander er met het idee vandoor gaat, kun je daar vaak weinig tegen doen.
Tenzij…. je een geheimhoudingsovereenkomst hebt. Die moet wel specifiek genoeg zijn over wat er dan beschermd moet worden en wat er dan gebeurt als iemand zich aar niet aan houdt.

 28,25 excl. BTW

Koop: Wetboek voor Bloggers


Speak Your Mind

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe jouw reactie gegevens worden verwerkt.